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Actualmente, existen varias opciones para obtener versiones digitales de documentos importantes, incluso se puede decir que una gran cantidad de procesos, transacciones y demás se realizan digitalmente. No obstante, aún existen documentos, archivos e incluso fotografías que conviene tener tanto en digital como en físico.
Un buen escáner no solo reproduce tus documentos con gran fidelidad, también puede ser una herramienta útil para restaurar digitalmente tus viejas fotografías o documentos dañados. Además, te permite crear un respaldo digital de documentos importantes y preservar recuerdos con un fuerte valor emocional. Incluso en caso de accidente o extravío del soporte físico, un escáner te asegura la conservación de tu información más valiosa.
Los respaldos digitales nos brindan una capa adicional de protección para esa información que consideramos importante por diversas razones. Además, una copia digital muy raras veces se verá afectada por el tiempo. Ahora bien, ¿cómo funcionan un escáner? ¿Hay diferentes tipos? ¿Cuáles son los trucos para tener mejores resultados?
En este artículo veremos a fondo la tecnología que implica la digitalización de documentos y la manera en que puedes obtener mejores impresiones sin importar cuáles sean las condiciones en las que escaneas.
La función del escáner es capturar una imagen fiel de una impresión física de tal modo que se obtenga una copia digital capaz de visualizarse en un monitor o móvil. Para ello, el escáner convierte esta imagen en información digital que se almacena en la memoria del equipo mediante el proceso conocido como reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
El escáner, al igual que la impresora, son equipos que han estado con nosotros desde hace cierto tiempo, y aunque es fácil asumir que cuenta con un funcionamiento sencillo, la verdad es que se trata de un proceso fascinante.
Una vez que se coloca el documento a escanear sobre la placa de cristal del escáner, la computadora envía instrucciones para ajustar el movimiento del motor paso a paso. Estas indicaciones permiten que la unidad de escaneo se ubique en la posición más adecuada para escanear.
Conforme esta unidad de escaneo se mueve por el documento, una fuente de luz ilumina su superficie, lo que provoca que se refleje por una serie de espejos hacia el lente del escáner para finalmente llegar hasta los sensores CCD (dispositivos de carga acoplada, por sus siglas en inglés), los cuales transforman esa luz en señales eléctricas.
A su vez, el DAC (convertidor digital analógico, por sus siglas en inglés) se encarga de traducir estas señales eléctricas en bits, en el gran conjunto de unos y ceros que regresan a la computadora para ser almacenados como píxeles.
Este proceso puede resultar similar al de una cámara, con la diferencia de que el sensor CCD está fijo y la luz incide sobre él gracias a una serie de espejos. Así pues, hay una serie de espejos fijos y móviles que sirven de apoyo a la fuente de luz móvil para llegar hasta el sensor CCD que transforma esta luz en señales eléctricas.
Probablemente estés familiarizado con los escáneres planos, fabricados estrictamente para escanear, así como con las impresoras multifuncionales con un escáner integrado; pero lo cierto es que hay una amplia variedad de escáneres según el tipo de documento para el que se requiere, su tamaño, resolución, material entre otros factores. Algunos de estos tipos incluyen:
Escáner plano: Se denomina así porque el documento se coloca en una superficie plana para escanearlo, es el más común en el mercado. Este tipo de escáner permite trabajar con documentos de distintos tamaños, haciendo que sea más versátil que otros, por ejemplo, el escáner con alimentador de hojas.
Escáner de doble cara: Tal como su nombre lo indica, la característica principal de este tipo es la eficiencia y velocidad que brindan al escanear un documento por ambas caras a la vez, sin necesidad de tener que volver a empezar el proceso.
Escáner con alimentador de hojas: Ahora bien, en cuestión de velocidad, este escáner cuenta con un alimentador de hojas automático, lo que permite escanear documentos amplios en poco tiempo y pese a lo que se pueda imaginar, su diseño es bastante portátil. Ideales para oficinas y pequeñas empresas.
Escáner de mano: Es más pequeño que un escáner plano y podría considerarse la competencia directa del escáner integrado de los celulares y dispositivos inteligentes. Permite escanear archivos sobre la marcha, como artículos o fotografías,
Escáner 3D: Este es un tipo particular de escáner, ya que su función es recoger las medidas de los puntos de distancia de un objeto real y traducirlo en una copia virtual.
Dependiendo del tipo de escáner que tengas y la marca a la que pertenezca, algunos de los pasos pueden variar un poco, pero en general las acciones principales siguen la misma lógica.
Antes de comenzar, es recomendable que te familiarices con el software que usarás, muchas computadoras cuentan con un programa nativo del que podés apoyarte para escanear, o bien revisar las opciones que vienen con los programas de edición y diseño gráfico.
Encendé el escáner y conectálo a la computadora, ya sea de forma inalámbrica por Wi Fi o con una entrada USD.
Verificá que el escáner se haya sincronizado exitosamente.
Si contás con un escáner plano, abrí la cubierta del equipo y colocá el archivo con la cara a escanear boca abajo. Si es de algún otro tipo, colocá el archivo en su respectiva alimentadora.
Accedé al software de escaneo y buscá la opción para digitalizar el documento,
Dependiendo de qué tan moderno sea tu equipo o si está sincronizado con otros servicios, te preguntará dónde querés guardar la copia: en el almacenamiento de tu PC o en la nube.
El escáner comenzará a proyectar su luz y cuando termine te mostrará una vista previa del documento. Si todo está en orden, continuá dando clic en “Aceptar”.
Dependiendo del programa que manejes, en este punto te preguntará en qué formato deseas guardarlo e incluso te permitirá anexarlo a un correo directamente.
Si bien el proceso para digitalizar documentos es sencillo, cuidar de ciertos detalles puede hacer la diferencia en el terminado de la versión en digital. Por esta misma razón es que se desaconseja el uso de un escáner de celular para documentos importantes. A continuación, te compartimos algunos consejos:
Escogé el escáner adecuado: las dimensiones de los documentos que planeas digitalizar, el volumen de trabajo y el entorno en el que lo utilizarás pueden influir en tu elección entre un escáner plano, portátil o un equipo diseñado para escanear múltiples documentos.
Seleccioná la opción de compresión según sea necesario: por ejemplo, un formato con compresión degenerativa puede ajustarse a un documento de consulta que requiere ser subido a red; mientras que una fotografía, un proyecto gráfico o similar es más probable que busques un formato sin compresión como es el caso de TIFF que puede ser fácilmente leído con varios programas.
Organizá tus carpetas: al igual que con los archivos físicos, guardar un orden en tus documentos digitales provoca que sean más fáciles de localizar. Buscá un sistema para identificar tus carpetas y nombra a tus documentos de tal manera que sepas de qué se tratan incluso antes de abrirlo.
Aseguráte de que la superficie donde vas a escanear esté limpia: procurá que tanto el área donde se encuentra el escáner como la superficie del mismo estén limpias para evitar que el polvo o alguna basura indeseada se integre a la copia digital de tu documento.
Mantené la tapa completamente cerrada: puede parecer un consejo básico, pero en ocasiones tendemos a presionar a los aparatos más allá de sus capacidades y tratamos con documentos voluminosos que no permiten que la tapa se cierre o la abrimos en medio del proceso. Por ello, es importante revisar que la digitalización se lleve a cabo sin interrupciones y usar los instrumentos correctos dependiendo del archivo.
Otro aspecto importante a la hora de escanear es el software que utilizarás, ya que algunos te ofrecen una amplia gama de opciones para manipular tus documentos, así como una navegación más intuitiva y amigable que agiliza el proceso. En el caso de las opciones que puedes encontrar en la tienda de HP Argentina, cuentan con un software propio que te ayudará a optimizar el flujo de la digitalización de tus documentos importantes.
Ahora bien, si quieres conocer las opciones que hay en el mercado, estos son algunos de los programas mejor calificados:
Klippa DocHorizon. Esta es una solución impulsada por IA que permite algunas opciones inteligentes como comentarios en tiempo real al escanear documentos, extracción de datos, firmas e imágenes, mejora y recorte automático de imágenes, entre otros.
Adobe Scan. Por supuesto, las soluciones de Adobe no se podrían quedar atrás, con un programa que escanea y convierte documentos, formularios, tablas, cartas de negocios y más, con reconocimiento de escritura a mano y un almacenamiento y archivado personalizado.
Nanonets. Este proveedor puede integrarse a tus aplicaciones existentes usando API, cuenta con extracción de datos, reconocimiento de escritura a mano, un sistema integral de gestión de documentos, entre otras opciones.
Así pues, mientras más te internés en la tecnología detrás de la digitalización de documentos te darás cuenta que hay un amplio avance en este ramo que no sólo te facilitará esta tarea, sino que incorpora funciones que te permiten sacar mayor provechos de tus documentos físicos de lo que creías.
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