Cómo usar Zoom: Guía práctica con todo lo que necesitás saber

Entre las diversas herramientas utilizadas para el trabajo, el estudio y la comunicación personal, la videoconferencia es ahora una de las más importantes. Si querés aprovechar al máximo las reuniones online o es la primera vez que te reunís virtualmente, aquí encontrarás toda la información relevante sobre cómo usar Zoom para disfrutar una mejor experiencia.

Zoom es una plataforma de comunicaciones por video, dispone de características particulares que la hacen valiosa para muchos en la actualidad. Una de las fortalezas es su simplicidad, pero también tiene una variedad de funciones avanzadas que los trabajadores remotos encontrarán útiles para mejorar su productividad.

A continuación, te mostraremos cómo comenzar y también ofreceremos algunos consejos que los usuarios experimentados pueden estar perdiendo.

¿Cómo usar zoom paso a paso?

Paso 1. Elegí el mejor plan para vos

Hay cuatro planes disponibles, el más popular ahora probablemente sea el nivel gratuito, en el que se pueden realizar reuniones virtuales con hasta 100 participantes con duración limitada de hasta 40 minutos (cuando se acabe el tiempo, simplemente podés reiniciar una reunión si lo necesitás).

La opción gratuita también incluye salas de mensajes privados y grupales. Quienes participan pueden unirse a través de su PC o una línea telefónica. Además, se pueden compartir tanto los escritorios como las aplicaciones.

Los paquetes Pro, Business y Enterprise de Zoom vienen con funciones adicionales, que incluyen: aumento en los límites de duración de las reuniones, grabación y almacenamiento en la nube, interoperabilidad con “Skype for Business”, opciones de inicio de sesión único, grabaciones de transcripciones y uso de imagen de la empresa en Zoom Webinars.  

Paso 2. Descargá la aplicación Zoom en tu dispositivo

La plataforma es compatible tanto con los sistemas operativos para PC como dispositivos móviles. El diseño será ligeramente diferente dependiendo de si está en una notebook o en un teléfono celular. Podés utilizar la opción más conveniente según tus necesidades al momento de iniciar la videoconferencia.

Paso 3. Configurá tu calendario para integrarlo a Zoom

Con la sincronización de tu calendario podés saber exactamente cuántas reuniones has programado en una fecha en particular. Los dispositivos con sistemas iOS se sincronizan fácilmente con la aplicación Zoom, también tenés la posibilidad de integrar calendarios con versión de escritorio. Además, la plataforma te enviará recordatorios antes de cada junta si habilitás esta opción. En el caso de teléfonos o tabletas, tenés que instalar el complemento Zoom que permite agregar estos eventos en el calendario.

Paso 4. Programá una reunión de Zoom

Si bien podés iniciar una reunión en el acto, Zoom también te ofrece la posibilidad de programarla desde el calendario para la fecha y hora que vos prefieras.

Es un proceso muy sencillo, hacé clic en "programar una nueva reunión" y aparecerá una nueva pantalla, en la que elegís el nombre de la reunión, así como la fecha y la zona horaria. Si se trata de una reunión recurrente con colegas, hay una práctica casilla de verificación de " reunión periódica" en la pestaña de zona horaria.

¿Cómo usar zoom en el celular?

Ingresá a la tienda de aplicaciones (para iOs o Android) y descargá Zoom. Luego iniciá sesión con tu dirección de email y contraseña. Si aún no has creado una cuenta, podés hacerlo en "Registrarse".

1. En la aplicación, tocá "Nueva reunión" y elegís si deseas iniciarla con el video encendido, también si deseas usar el ID de reunión personal o un identificador generado automáticamente. Luego tocá "Iniciar una reunión".
2. Para invitar a personas a la reunión, usá el botón "Participantes" en la fila inferior de iconos y luego el botón "Invitar" en la parte inferior de la siguiente pantalla. Así podés enviar un mensaje de invitación a través de una variedad de servicios de mensajería; invitá a tus contactos de Zoom o copia el enlace de invitación en el portapapeles del teléfono.
3. Con el botón “Programar” tenés la posibilidad de establecer la fecha, hora y la zona horaria de la reunión, incluso si necesitás que sea recurrente. Además, si entrás en "ver más ajustes" podés permitir que los asistentes ingresen antes que llegue el anfitrión, incluso silenciarlos al ingresar y grabar la sesión automáticamente.

¿Cómo usar zoom en la PC?

La aplicación de escritorio Zoom tiene un diseño similar, con "preferencias" accesibles desde la esquina superior derecha. Las opciones a las que puede acceder aquí están relacionadas con su PC, como si desea o no usar monitores duales o ingresar automáticamente a un modo de pantalla completa cuando comienza una reunión.

También puede probar la configuración de su micrófono y altavoz, elegir un tema de color, seleccionar una ubicación predeterminada para las grabaciones y ajustar los controles de accesibilidad, entre otras funciones.

1. Abrí el explorador web en tu notebook o PC e ingresá al sitio web de Zoom para crear una cuenta.
2. En el botón de “Perfil” podés personalizar tu cuenta, desde subir una foto reciente, hasta editar los datos de contacto y realizar otros cambios básicos. Luego de descargar zoom para PC, encontrarás 4 funciones destacadas: Inicio, Reuniones Chat y Contactos. La plataforma agregó la función “Aplicaciones” para integrar softwares externos y permitir el acceso desde Zoom, también incluye la opción “Pizarras” para mejorar la experiencia con el intercambio de ideas colaborativas.
3. Si querés iniciar una reunión en el acto, hacé clic en el botón naranja "Nueva reunión" del panel principal. Se abrirá una ventana de video y una ventana emergente te consultará si querés unirte a la reunión usando el audio de tu computadora. Para invitar a personas a la reunión, hacé clic en la flecha del botón "Participantes" y elegí “Invitar”. Cuando lo haga, Zoom abrirá una ventana donde puede invitar a sus contactos.
4. Si querés programar la reunión utilizá el botón “Programar”, hay una variedad de opciones, incluido el tema de la reunión, el horario, si usarás una "sala de espera" (en otras palabras, si cada participante tendrá que pedir permiso para ingresar a la reunión) y si es una reunión recurrente.

Nota: Tenés la opción de generar automáticamente una ID de reunión única o si deseas usar tu ID de reunión personal (que no cambia). Es aconsejable hacer lo primero; al usar una identificación única, es mucho menos probable que esté sujeto a "Zoombombing", se refiere al acto malicioso de alguien que interrumpe una reunión sin invitación.

Además, hay una opción para iniciar o cancelar la reunión programada en la ventana del panel principal.

Conocé las opciones avanzadas de Zoom para PC

Ahora que se han cubierto los conceptos básicos, hay una variedad de configuraciones y funciones que los usuarios más experimentados pueden querer usar. Si estás utilizando la aplicación de escritorio, ingresás rápidamente a esta función con el botón "Configuración".

¿Cómo otorgar permisos a otros usuarios?

Es posible programar reuniones a través de la opción "organizador alternativo" así podés delegar tareas administrativas a un tercero. La persona elegida recibe una notificación vía email que ha sido agregada como organizadora encargada, incluye un link para comenzar la videollamada. Conocé como hacerlo en 3 pasos:

1. Entrá a la aplicación móvil o de escritorio.
2. Hacé clic en “Programar” y luego “Opciones Avanzadas” 
3. Ingresá el email o nombre de la persona a delegar, finalizá el proceso con el botón “Programar”.

Requisitos para delegar:

• Los usuarios deben disponer de suscripción con licencia.
• Utilizar la aplicación con versión actualizada.

Ajustes para el video y audio en Zoom

Tenés la posibilidad de ajustar preferencias de video. Por ejemplo, la opción "Retocar mi apariencia" (Hacé clic en: “Configuración” → “Video” → “Mi Video”) aplica filtros a tu cámara para que no necesites grandes arreglos estéticos antes de entrar. También podés marcar la opción de apagar el video cuando te unís, así no tendrás que aparecer en pantalla sin darte cuenta.

De hecho, es importante utilizar una cámara de alta definición para una mejor experiencia en las reuniones. En la tienda online HP Argentina disponemos de notebooks con cámara de alta definición HP TrueVision de 720-pixel. Te presentamos 2 modelos destacados:

En cuanto a las preferencias de audio, hay opciones para silenciar automáticamente cuando te unís a una reunión. Es muy sencillo, sólo tenés que ir a: “Configuración” → “Audio” y activas “Silenciar mi micrófono al unirme a la reunión”. También hay otra opción para dejar de silenciarte sin hacer clic al micrófono, te permite mantener presionada la tecla de espacio para hacer intervenciones breves, el procedimiento es igual al anterior.

¿Cómo usar fondos de pantalla para Zoom?

Zoom permite a los usuarios usar un fondo personalizado para ocultar lo que realmente sucede detrás de la pantalla. Conocer cómo cambiar el fondo de Zoom es genial para quienes trabajan desde casa con chicos u otras personas alrededor.

Usar los fondos funciona mejor contra una pared en blanco o verde. También hay filtros descargables para vos, podés agregar un toque divertido y personal a tus reuniones.

¿Se pueden grabar las reuniones de Zoom?

Sí, como administrador podés controlar ciertas funciones que los participantes no pueden, como silenciar a otras personas, iniciar/detener un video y grabar la reunión. Sin embargo, los participantes reciben una notificación cuando un host comienza a grabar. 

1. Ingresá en las preferencias de configuración desde el panel principal en la aplicación.

2. Hacé clic en “Ver más ajustes”, la opción está al final de la ventana “General”.

3. Ni bien se abre la pestaña en el explorador web con las opciones avanzadas de configuración, seleccioná “Grabación”. 

4. Activá “Grabación local”, también podés activar la grabación de forma automática al comenzar la videoconferencia.

Consejos básicos de seguridad de Zoom

Cuando inicias una nueva reunión, usar una sala de espera significa que todos verán un mensaje hasta que esté listo para comenzar.

Además, tenés la opción de usar un código de acceso para garantizar el ingreso de participantes a la reunión. Esto puede ayudarte a evitar que se unan terceros sin invitación, también puede negar la entrada a cualquier persona que no reconozca.