Los mejores consejos y trucos de Google Workspace para pequeñas empresas

En 2020, Google Suite cambió de nombre a Google Workspace, 14 años después de que Google lo largara como Google Apps. Consiste en una suite integral de herramientas de computación en la nube, basadas en colaboración y productividad las cuales desempeñan un papel integral dentro de las tareas cotidianas cuando gestionás una pequeña empresa. Estas herramientas están diseñadas para potenciar la cooperación eficiente, la comunicación y mejorar la productividad.

Esta guía te va a mostrar cómo usar Google Workspace para los negocios. Además, te va a dar consejos y trucos de varias aplicaciones de Workspace que podés implementar en las operaciones de tu empresa.

Nuestra recomendación: Te sugerimos adquirir un plan Google Workspace Enterprise para disfrutar de más aplicaciones, configuraciones y opciones de personalización para tu empresa.

Aplicaciones de Google Workspace

¿Sabías que hay más en Google Workspace que Gmail y Calendar? ¿Con qué frecuencia usás Apps Scripts o Google Forms?

Permitinos explorar brevemente ejemplos de estas aplicaciones y descubrir cómo podés usar Google Workspace para negocios.

Aplicaciones de comunicación

Conectate fácilmente con tus colegas usando Gmail para manejar correos electrónicos de negocios, Google Chat para enviar mensajes directos o grupales, y Google Meet para participar en reuniones virtuales y webinars.

Aplicaciones de colaboración

Creá, editá y colaborá en proyectos de manera eficiente en tu empresa utilizando Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Forms y Jamboard.

Aplicaciones de almacenamiento

Guardá y accedé a tus archivos de manera segura utilizando Google Drive y Google Sites. Usá la aplicación Google Cloud Search para localizar archivos o documentos en todo Google Workspace.

Aplicaciones de productividad

Mejora la productividad en tu empresa utilizando Google Calendar para administrar citas y horarios, Google Keep para tomar notas durante las reuniones, Google Tasks para editar y sincronizar tus listas de tareas en todas las aplicaciones y Google Apps Script para automatizar tareas en los productos de Google.

Aplicaciones de seguridad y administración

Limitá el acceso manejando permisos para los usuarios con la consola de administración de Google. Implementá políticas de seguridad en los celulares de los empleados utilizando Google Endpoint. Guardá y accedé a documentos de forma segura utilizando Google Vault y analizá patrones de uso y colaboración con Google Work Insights.

Te dejamos nuestros consejos y trucos favoritos de Google Suite los cuales podés implementar en tu empresa para maximizar las capacidades de Google Workspace.

Consejos y trucos de Google Workspace: Gmail

• Creá una dirección de correo electrónico personalizada

Dale a tu dirección de correo electrónico un toque profesional utilizando el dominio personalizado de tu negocio para construir confianza y credibilidad con tus clientes.

• Usá el modo confidencial

Si mandás información sensible, podés activar el modo confidencial desde la ventana inferior derecha al redactar el mensaje para restringir al receptor de reenviar, copiar, imprimir o descargar el mensaje.

• Obtén un acuse de recibo

Gmail te permite solicitar acuses de recibo para saber cuándo el destinatario lee el correo electrónico. podés hacerlo fácilmente haciendo clic en el botón "Más opciones" al redactar el correo electrónico y seleccionando "Solicitar acuse de recibo".

• Organizá tus correos electrónicos usando filtros

Los filtros permiten que Gmail envíe y organice automáticamente tus correos entrantes a un lugar predeterminado como archivar, etiquetar, destacar, o incluso eliminarlo. podés configurar filtros automáticos utilizando la barra de búsqueda avanzada de Gmail, luego filtrar correos electrónicos basados en restricciones como remitente, contenido o incluso tamaño. Luego, hacé clic en el botón "Crear filtro" y decile a Gmail qué hacer con esos correos electrónicos en el futuro.

Consejos y trucos de Google Workspace: Google Docs

• Traducí textos o documentos

podés traducir textos o un documento completo de manera precisa sin salir de Docs. Selecciona el texto, hacé clic en "Herramientas", selecciona "Traducir documento" y luego elegí tu idioma preferido para traducir tu texto al instante.

• Compara documentos para detectar variaciones

Google Docs tiene una función de comparar documentos que te permite identificar diferencias entre dos documentos y descubrir cambios. Abre el primer documento, hacé clic en "Herramientas", luego selecciona "Comparar documentos". Elige el archivo que quisos comparar, llena el nombre del autor en la sección "Atribuir diferencias a" y hacé clic en "Comparar".

• Escribe, edita y formatea documentos con tu voz

Si sos fan de los asistentes de voz, entonces te encantará la función de voz incorporada en Docs. Docs tiene varios comandos de voz que te permiten editar y formatear textos sin escribir. Para hacerlo, hacé clic en "Herramientas", selecciona "Dictado por voz" y permite la función del micrófono para elegir tu idioma preferido. Haz clic en el icono del micrófono para comenzar a escribir con la voz cuando estés listo.

Consejos y trucos de Google: Google Workspace Admin

• Consejos y trucos de Google: Google Workspace Admin

Restaura cuentas de usuario eliminadas dentro de los últimos 20 días sin perder los datos asociados a estas, a través de la consola de administración de Google Workspace. Inicia sesión utilizando privilegios de superadministrador y andá a "Menú", luego a "Directorio", y a "Usuarios". Haz clic en "Más opciones" y selecciona "Usuarios eliminados recientemente". Marca la cuenta del usuario y hacé clic en "Recuperar". Luego, asigna al usuario a una unidad organizátiva y hacé clic en "Recuperar".

• Administrá los niveles de acceso para las unidades compartidas

Con Google Admin, ya no tendrás que preocuparte por que los empleados modifiquen o eliminen accidentalmente archivos de las unidades compartidas. Restringe el acceso asignando roles a los miembros, como gerente, colaborador o espectador. Desde la consola de administración, hacé clic en "Menú", seguido de "Aplicaciones", luego "Google Workspace", "Drive" y "Docs", y hacé clic en "Administrar unidades compartidas". Luego, hacé clic en "Administrar miembros" y modifica su nuevo nivel de acceso.

• Resuelve problemas con Google Admin Toolbox

Recomendamos utilizar Google Admin Toolbox para resolver problemas que puedas tener con los servicios de Google Workspace en tu empresa. Por ejemplo, podés descubrir por qué los correos electrónicos tardan más en llegar utilizando la herramienta "Encabezado del mensaje", que está disponible en Toolbox.

Consejos y trucos de Google Workspace: Google Slides

• • Inserta imágenes desde la búsqueda de Google

  Mejora el atractivo visual de tu presentación utilizando la función de exploración en Slides. Con esta función, podés encontrar e insertar imágenes de internet sin salir de tu presentación. Simplemente hacé clic en el botón de exploración, busca la imagen y hacé clic en la pestaña de imágenes. Luego, arrastra la imagen a tu diapositiva.

  • Utilizá la función de puntero láser

  No necesitas seguir reemplazando tus punteros láser. Google Slides tiene una función láser incorporada que te permite transformar tu ratón en un puntero láser. Para activar esta función, abre tu presentación y hacé clic en el botón "Presentar". Luego, ubica el icono del puntero láser en la parte inferior y hacé clic en él para usar tu ratón como un puntero láser.

  • Ajustá automáticamente el texto en las diapositivas

  Cambiar el tamaño del texto para que quepa en un cuadro de texto o en una forma en Slides puede ser frustrante y consume mucho tiempo. Google Slides tiene una función que realiza el cambio de tamaño automáticamente. La función te permite reducir el texto que no tiene el tamaño correcto o redimensionar las formas para ajustar el texto. Para hacerlo, hacé clic en "Formato", luego en "Opciones de formato", y en "Ajuste de texto", y luego en la sección de ajuste automático, elige una acción para realizar.

  Consejos y trucos de Google Workspace: Google Calendar

  • Ocultá la lista de invitados

  ¿Estás organizándo un webinar para tu empresa y deseas mantener la lista de ponentes en anonimato? Con Google Calendar, podés mantener esta lista privada para que solo el administrador pueda ver las respuestas. creáun evento, hacé clic en el botón "Editar evento" y desmarcá la opción "Ver lista de invitados" en la sección de permisos para los invitados.

  • Ocultá eventos personales

  Nadie quiere que sus colegas sepan lo que están haciendo durante las horas no laborales. Cambia la visibilidad de tus eventos de público a privado para evitar que se muestren en el calendario público.

  • Usá el calendario de equipo

  Crea, programa y gestiona proyectos para todo el personal de tu empresa utilizando Google Calendar. Un calendario de equipo se puede utilizar para coordinar horarios y rastrear reuniones. Para crear uno, abre calendario, y a la izquierda, junto a añadir el calendario de un colega, hacé clic en "Añadir + " y luego selecciona "Crear nuevo calendario". Luego, completa las descripciones necesarias, elige una zona horaria y hacé clic en "Crear un calendario".

Consejos y trucos de Google Workspace: Google Drive

• Establece una fecha de vencimiento para el acceso a archivos

Google Drive facilita la subcontratación segura de trabajo a freelancers. También te permite darles acceso temporal a documentos y archivos. Cuando el temporizador expira, perderán el acceso a estos archivos. En Drive, hacé clic derecho en el archivo que deseas compartir y selecciona "Compartir". Escribe la dirección de correo electrónico del usuario, hacé clic en el nivel de permiso para editarlo y hacé clic en "Agregar vencimiento". Edita la fecha de vencimiento haciendo clic en el icono del lápiz y luego envía.

• Sube vídeos desde tu teléfono a Google Drive

Sube imágenes y vídeos desde tu teléfono a Drive utilizando la aplicación móvil. Toca el icono “+” en la parte inferior derecha, selecciona "Subir", navega hasta los archivos requeridos y luego tócalos para subir.

• Encuentra archivos grandes en Google Drive

Si tu Drive está casi lleno, este truco te permite determinar qué archivos o documentos ocupan más espacio. Abre Drive, localiza y hacé clic en la sección "GB utilizados" en la parte inferior izquierda. Esto proporcionará una lista del tamaño de todos los documentos y archivos almacenados en tu Drive. Si te quedas sin espacio de almacenamiento, podés eliminar los más grandes o los archivos que ya no necesitas.

Resumen

Estos consejos son útiles para desbloquear todo el potencial de Google Workspace para empresas, es decir, Gmail, Docs, Slides, Consola de administración, Drive y Calendar. Estos han demostrado aumentar la productividad de los propietarios de empresas, teniendo un buen  entendimiento de cómo funcionan, podés sacarles el máximo provecho.