Los 10 mejores consejos de productividad para líderes de pequeñas empresas

La eficiencia hace o deshace a una empresa, pero demasiados consejos sobre gestión del tiempo no llevan a ninguna parte. Es por eso que hemos recopilado los diez mejores trucos de productividad para propietarios de pequeños negocios, los cuales están respaldados por investigaciones. Te brindaremos información real sobre las formas de aprovechar al máximo uno de los recursos más valiosos: el tiempo.

Estos trucos se centran en aumentar la motivación, delegar de manera más inteligente y elegir objetivos que aumenten tu eficiencia. También descubrirás por qué algunos tipos de descansos laborales son mejores que otros y por qué hacer un seguimiento de tu tiempo puede ser un gran primer paso.

• 1. Todo empieza por la pasión
• 2. Contratá a un asistente virtual
• 3. Establecé metas inteligentes
• 4. Delegá más tareas
• 5. Dejá de hacer multitasking
• 6. Tomate descansos para recargar pilas
• 7. Trabajá en ráfagas cortas
• 8. Utilizá estratégicamente calendarios y listas
• 9. Registrá tu tiempo
• 10. Utilizá aplicaciones
• En conclusión

¿Qué pueden enseñarte 7 multimillonarios, 13 atletas olímpicos, 239 emprendedores y 29 estudiantes sobresalientes sobre productividad? El autor de best-sellers del New York Times, Kevin Kruse, entrevistó a todas esas personas de alto rendimiento y encontró un tema en común: la pasión.

"Si sos un apasionado", dice Kruse, "tenés un horno adentro". Eso significa que cuando aparezcan un par de minutos libres, los usarás para acercarte un poco más a tus objetivos, en lugar de navegar entre noticias alarmistas o ver videos de gatitos en Facebook.

Esos pequeños minutos suman. Hacé que tu equipo también se involucre, poniéndolos a cargo de sus propios flujos de trabajo [1]. Harán más cosas y, con menos tiempo encargándote de gestionarlos, vos también las harás.

Hay una buena razón por la que los asistentes virtuales (VA) siguen ganando popularidad: realmente funcionan. En una pequeña empresa, el trabajo llega en rachas de vacas flacas y gordas, y si contratás durante los picos de actividad, no te cobrará factura en las temporadas bajas.

Un VA de primera categoría es una de las mejores prácticas para la productividad en la oficina. Pueden ser tu mano derecha digital, eliminando de tu camino todas las tareas que no tienen valor agregado pero que son necesarias.

Contratá uno por unas cuantas horas a la semana y descubrirás una tonelada de actividades para asignarle. Puede que llegues a preguntarte “¿Cómo conseguía terminar los pendientes antes? ¡Estas pequeñas tareas se estaban comiendo mi tiempo!"

Para encontrar un buen VA en el que puedas confiar, no te recomendamos la sección de anuncios clasificados del periódico. En su lugar, pensá en alguien que te agrade o publique entre tus redes profesionales o en grupos de VA de Facebook [2]. Incluso podés revisar en Fiverr®. Solicitá referencias para encontrar quien se adapte mejor a tus necesidades.

Al principio, usá tu VA para clasificar llamadas y correos electrónicos; manejar facturas entrantes y salientes, así como realizar tareas pequeñas y repetitivas que no agregan un valor obvio para tus clientes. Dado que pagás por hora, podés reducir o ampliar el horario laboral de acuerdo a tu carga de trabajo.

Retomando el tema de la pasión, podés desarrollarla estableciendo objetivos más inteligentes y menos objetivos generales.

¿Qué son las metas SMART (inteligentes)? En inglés, es el acrónimo para específico, medible, alcanzable, relevante y oportuno. Enfocarte en objetivos inteligentes puede recargar tu tanque de motivación. Eliminá las tareas que no se ajusten a tus objetivos. Warren Buffett es famoso por tener una lista de "evitar a toda costa". Se permite tener cinco objetivos a la vez, pero todo lo demás va a la lista de evitar.

Cuando establecés solo unos pocos objetivos atractivos, estos permanecen en primer plano donde te seguirán preocupando hasta que actúes sobre ellos. Eso puede darte acceso al llamado “efecto de volante” explicado por Jim Collins en el libro “Empresas que sobresalen”. Imaginá que tu auto se queda varado y tenés que empujarlo para volverlo a poner en marcha. Al principio apenas se moverá, pero mientras seas constante, verás que lográs el impulso necesario para que arranque ¿fue el primer intento? ¿el quinto? ¿el décimo? No, todos esos pequeños esfuerzos suman hasta que conseguís una fuerza imparable.

"Mi día se acabó y apenas sí pude lograr algo". Las pequeñas cosas (las diez mil cosas, según el taoísmo) aparecen todo el día para evitar que terminemos el trabajo. Esto es aún más cierto cuando se trabaja desde casa, ya que tenés las distracciones adicionales de las tareas domésticas y los niños, junto con los correos electrónicos y recordatorios que aparecen en la pantalla para interrumpir tu concentración.

La delegación regresa tus habilidades a donde pueden tener un mayor impacto. Te libera para planificar y organizar, hace que los empleados se vuelvan más eficientes. Te mantiene enfocado en los objetivos, crea confianza y comunicación, y te ayuda a descubrir a los mejores empleados que, de otra manera, hubieran pasado desapercibidos. 

"¡Estoy haciendo diez cosas a la vez!" De hecho, probablemente estés logrando una sola. Por eso, enfocarse en una tarea a la vez está en nuestra lista de consejos para la productividad. Hacer más tareas simultáneamente significa hacer menos [3]. De hecho, el multitasking es lo opuesto a establecer algunos objetivos SMART y desarrollar la pasión a través de ellos. Hace que tu pasión se filtre a través de muchos agujeros diminutos.

Peor aún, el multitasking sobrecarga la función ejecutiva de tu cerebro. La palabra "multitasking" proviene de las primeras computadoras en la década de 1960, cuando los ingenieros se dieron cuenta de que las máquinas podían procesar más de una tarea por segundo. Si bien las computadoras modernas como la notebook HP Elite Dragonfly pueden manejar fácilmente varias tareas a la vez, las personas no son máquinas.

Tenemos un "núcleo" que solo puede hacer bien un trabajo a la vez. Si cambiás a una tarea diferente, tendrás que hacer una reorganización neuronal. Eso lleva tiempo. Cambiá de tarea muchas veces y pronto tu cerebro gastará más energía en cambiar de tareas que en realizarlas. Para lograr más, hacé menos, pero concentrate.

Esa sensación de confusión mental después de horas de trabajo duro sin descanso te quiere decir algo. El enfoque sostenido agota tu cerebro y merma tu productividad [4]. 

Curiosamente, cuando se acerca una fecha límite y sentís que no tenés tiempo para tomarte un descanso, es exactamente cuando más lo necesitás. Los descansos pueden ayudarte a pensar con más claridad; ser más eficiente y efectivo e incluso a mejorar el trabajo en equipo. Pero no todos los descansos son iguales.

• Una pausa para hacer ejercicio, como caminar o correr, diez minutos de ejercicios con bandas elásticas o un poco de calistenia pueden hacerte más efectivo. Levantarte de la silla puede desencadenar la liberación del factor neurotrófico derivado del cerebro (BDNF) que estimula tu músculo cognitivo.
• Una siesta de 20 minutos al mediodía puede restablecer tu cerebro y permitirte volver a concentrarte en tus tareas más importantes [5].
• Una meditación de 20 minutos puede estimular tu corteza prefrontal [6]. Esa es la parte de su cerebro que te ayuda a tomar decisiones, concentrarte, planificar y disciplinarte. En resumen, es tu motor de productividad.

Para acabar con la procrastinación, intentá usar la meditación, el descanso o el ejercicio para aumentar tu capacidad de elaborar estrategias y mantenerte concentrado.

Junto con las pausas regulares, los periodos cortos de trabajo son grandes ideas de productividad para los propietarios de pequeñas empresas. Los expertos aún están deliberando sobre cuán breves deberían ser estas ráfagas, pero la mayoría señalan que se debe trabajar en bloques de 2 horas, 90 minutos o incluso 25 minutos.

Si bien la investigación muestra que la capacidad de atención está más ligada al interés en nuestra tarea que a un período de tiempo [7], muchos de nosotros nos distraemos fácilmente con dispositivos, notificaciones y otras intrusiones. Para combatir esto, determiná tu asignación de tiempo ininterrumpido, comprometete a enfocarte durante ese bloque de tiempo, sabiendo que tenés un receso posterior para tomar un refrigerio, revisar el correo electrónico o hacer una llamada telefónica.

¿Qué es mejor, una lista de tareas o un calendario? El gurú de la gestión del tiempo Kevin Kruse y su multitud de multimillonarios y atletas olímpicos prefieren los calendarios. Su profunda investigación muestra que hacemos lo que programamos, mientras que nuestras listas de tareas pendientes solo causan estrés a medida que se alargan. Es por eso que uno de sus mejores trucos para la vida corporativa es deshacerse de la lista.

Pero otros expertos dicen que está bien tener listas y calendarios [8].

• Comenzá con tus metas SMART.
• Dividilas en acciones concretas.
• Organizalas en tu calendario.
• Al comenzar cada semana, hacé una lista de lo que le gustaría hacer cada día.
• Cada mañana, hacé una lista para el día.
• Mantené una pequeña lista de tareas en las que estás trabajando.

Luchá para mantener fuera de la lista las cosas que no cumplen con tu calendario y tus metas.

¿A dónde va tu tiempo? ¿Lo sabés? Podés suponer que la gestión del tiempo se trata de hacer las cosas de manera más eficiente. El verdadero retorno de inversión proviene de aprender dónde perdés tu tiempo, según el gurú de la gestión Peter F. Drucker [9]. Aproximadamente el 70% de nosotros no llevamos registro de nuestro tiempo [10], pero es la mejor manera de ver si estás creando valor o gastándolo.

Las aplicaciones de gestión del tiempo simplemente funcionan.

• Usá Trello® como un buen truco de productividad para mantener a los equipos pequeños en el camino.
• Considerá usar Jira® para equipos más grandes.
• Slack® ahorra una tonelada de tiempo en los correos electrónicos, lo que te permite administrar varios equipos sin preguntarte a dónde fue el hilo original.
• Algunos gerentes confían en las aplicaciones de Pomodoro.

Asimismo, plataformas como Google® Drive pueden hacerte más productivo y aumentar tu poder con sencillos hábitos de productividad en la oficina. Por ejemplo, utilizá carpetas de marcadores en Google Chrome u otros navegadores para mantener juntos los grupos de páginas que visitás con frecuencia. Luego, hacé clic con el botón derecho en el icono de la carpeta en la barra del navegador para abrir todo el grupo.

Esta lista de los mejores trucos de productividad para pequeñas empresas ofrece estrategias para hacer más con tu recurso más preciado: el tiempo. Aumentá tu pasión, contratá un asistente virtual y trabajá para lograr menos objetivos con menos distracciones.

Trabajá en ráfagas cortas con descansos estratégicos que restablezcan la mente y hacé un seguimiento de tu tiempo para aprovechar el poder de las métricas simples. Pronto te estarás preguntando cómo lograbas hacer algo antes.

Referencias (en inglés):

• [1]: SafeStart; El experto Kevin Kruse revela todos los secretos sobre el compromiso de los empleados.
• [2]: The Tara Reid; 47 de los mejores grupos de Facebook para freelancers y asistentes virtuales.
• [3]: APA; Multitasking: el costo de cambio.
• [4]: Harvard Business Review; Tu cerebro solo puede enfocarse hasta cierto punto.
• [5]: Management Sloan School; La investigación lo demuestra: las siestas te permiten ahorrar dinero.
• [6]: NCBI; La meditación está asociada con un aumento del grosor cortical.
• [7]: Researchgate; Mito y misterio sobre la disminución de la capacidad de atención.
• [8]: Entrepreneur; Listas vs. calendarios: está bien tener ambas.
• [9]: Observer; Peter Drucker sobre cómo (en realidad) administrar tu tiempo.
• [10]: Forbes; La razón principal por la que deberías monitorear tus tiempos.