¿Realmente funciona ser multitasking?

Ser una persona multitasking o multitarea trae consigo la promesa de una mayor productividad, pero generalmente es una promesa vacía. Cuando intentas hacer demasiadas tareas a la vez, estas tienden a sobrecargar tu función ejecutiva, haciéndote menos eficiente en todas las tareas que tienes entre manos, aunque en algunos casos aislados funciona.

Echemos un vistazo a la ciencia detrás de ser multitarea para descubrir cuándo debes realizar múltiples tareas y cuándo concentrarte en una cosa a la vez. También describiremos cinco técnicas clave utilizadas por personas altamente productivas para aprovechar al máximo su valioso tiempo. Y echaremos un vistazo a varias estrategias que puedes utilizar en lugar de realizar múltiples tareas a la vez.

• ¿Qué significa ser multitasking?
• ¿Es posible ser multitasking?
• Por qué ser multitasking daña más que solo tu productividad
• Por qué el multitasking no funciona
• La razón por la que ser multitasking es valorado
• ¿Por qué la gente se vuelve multitasking?
• ¿Cuándo funciona ser multitasking?
• Cómo aumentar la eficiencia sin multitasking
• Resumen

Como su nombre lo indica, ser multitasking consiste en realizar varias tareas a la vez. La palabra proviene del mundo de las ciencias de la computación, donde a menudo se dice que los computadores hacen más de una tarea a la vez.

Muchas personas afirman hacer más cosas cuando se enfocan en hacer más de una tarea pendiente a la vez. Algunas personas realizan varias tareas sencillas simultáneamente, como organizar el papeleo mientras escuchan podcasts o toman notas durante una reunión. Otros pueden intentar terminar múltiples tareas complejas de proyectos distintos, como redactar un correo electrónico mientras asisten a una reunión de Zoom.

Primero te daremos las malas noticias: la multitarea no funciona, esto de acuerdo a una investigación de la Asociación Estadounidense de Psicología, que muestra que las personas en realidad hacen menos cuando realizan múltiples tareas. En varios estudios, las personas multitasking tardaron más en completar el mismo conjunto de tareas que aquellos que se concentraron en una cosa a la vez, cumpliendo cada una en orden. Los expertos que conducían el estudio les dieron a las personas una lista de tareas y luego dejaron que algunas realizaran múltiples tareas.

El cambio constante entre tareas disminuye tu productividad y hace que realices menos tareas en la misma cantidad de tiempo, pero eso no es todo lo que pasa. También tiene un impacto negativo en tu atención, mindfulness y aprendizaje.

La diferencia entre mindfulness y atención puede parecer poca, pero es importante. Nuestra atención sufre cuando realizamos múltiples tareas, provocando más errores y un peor rendimiento. Pero nuestro mindfulness también sufre, y esa es la función que nos brinda un enfoque relajado, creativo e inspirado para los desafíos diarios.

Finalmente, no mejorarás tanto día a día siendo multitasking. Eso es porque hacer demasiado a la vez erosiona nuestra capacidad de aprender. Desconectarte del mundo y concentrarte en una sola cosa es donde tu mente encontrará el camino.

El problema del multitasking está en algo llamado "función ejecutiva". Esa es la parte de tu cerebro que te permite concentrarte y cambiar de tarea.

Cada vez que pasas de una tarea a otra, estás accediendo a algunas de tus funciones ejecutivas. Se necesita tiempo para volver a la capacidad máxima. También lleva tiempo desactivar las "reglas" internas para un tipo de tarea y activar las reglas para otra.

Es como sacar un conjunto de herramientas para hacer un trabajo y luego guardarlas para hacer otro trabajo. Cuando realizas varias tareas a la vez, pasas demasiado tiempo sacando esas "herramientas" y guardándolas una y otra vez, lo que disminuye tu eficiencia.

Preguntar: "¿Puede una persona realmente realizar múltiples tareas?" o "¿Es posible que los humanos realicen múltiples tareas?" es diferente a preguntar: "¿Pueden ser valiosas algunas habilidades multitarea?" La verdadera pregunta es, ¿la multitarea es eficaz? Si bien se ha demostrado que la práctica de la multitarea es la menos eficiente de las dos estrategias de trabajo, las habilidades multitarea son vitales.

Las habilidades multitarea son la capacidad de tu cerebro para procesar más de un trabajo a la vez. Por ejemplo, puedes ser muy bueno hablando por teléfono mientras editas un documento, o bien, esa tarea puede resultarte imposible.

Si tienes fuertes habilidades para realizar múltiples tareas, eres mejor para combatir las distracciones. El problema comienza cuando abusamos de esas habilidades, teniendo demasiadas distracciones porque creemos que "podemos manejarlo".

Para perfeccionar estas habilidades tan importantes, prioriza tus objetivos y tareas, evita distracciones y haz un buen uso de los calendarios y las listas. Luego, usa tus habilidades multitarea para aquellos momentos en que realmente las necesites, como cuando tu hijo necesita ayuda con un inicio de sesión de Zoom en la escuela mientras estás en medio de una llamada con un cliente.

Multitasking se convirtió en una palabra familiar en los años 80 cuando se trasladó del mundo de la ingeniería informática al léxico empresarial. Durante un tiempo, los directores ejecutivos, gerentes y empleados de primera línea lo adoptaron como la nueva consigna para la productividad.

Cuando la investigación alcanzó al rumor, la promesa perdió su fuerza, pero muchos de nosotros aún continuamos realizando múltiples tareas porque se siente bien. Cuando duplicamos el trabajo, el “sentimiento de estar ocupado” que lo acompaña puede hacernos sentir que estamos haciendo más cosas. Desafortunadamente, los gerentes que parecen más ocupados son, en realidad, los que pierden más tiempo.

Entonces, ¿ser multitasking es malo? No. En realidad, puede funcionar bien con ciertas tareas de bajo nivel. Por ejemplo, el neurocientífico Adam Gazzaley de la Universidad de California dijo en Fast Company que limpiar tu casa mientras aprendes de un audiolibro es una buena manera de realizar múltiples tareas.

Puedes limpiar más lentamente o cometer más errores, como agarrar la botella incorrecta de limpiador y luego tener que recordar qué estabas haciendo. Pero no serán errores vitales y tú obtienes más tiempo para aprender.

Si el objetivo es aumentar la productividad y la multitarea no nos lleva allí, ¿qué lo hace? Hay algunas respuestas simples, respaldadas por investigaciones, que pueden elevar tu eficiencia hasta las nubes. Echa un vistazo a las cinco estrategias que utilizan las personas productivas para hacer más cosas.

La gestión del tiempo no se trata en realidad de gestionar el tiempo. Se trata de gestionar la pasión. Esto según una investigación del autor de best-sellers del New York Times, Kevin Kruse, sobre cientos de multimillonarios, atletas olímpicos y estudiantes sobresalientes. Cuando te apasionan tus objetivos, es más divertido dedicar tu tiempo a ellos que a procrastinar.

Para desarrollar tu pasión, mantén tu lista de objetivos y tareas lo más pequeña posible. Es por eso que el inversionista multimillonario Warren Buffett pone todo lo que no sirve a sus cinco objetivos actuales en una lista de "evitar a toda costa". Luego, di "no" a más cosas. Decir "no" a los extras te mantendrá enfocado y apasionado, eso aumenta la productividad.

Uno de los mejores trucos de productividad que no implican realizar múltiples tareas es saber cuándo dejar las cosas. A medida que trabajas durante un período de tiempo más largo, tu cerebro se cansa, al igual que el resto de tu cuerpo. Esto se debe a que te quedas sin dopamina y tienes problemas para concentrarte en tu tarea. En términos sencillos, cuando trabajas demasiado tiempo, tu cerebro se agota y tu productividad se ve afectada.

Por lo tanto, trabaja en ráfagas cortas de 25 minutos, 90 minutos o como máximo dos horas. Si bien la ciencia no da una respuesta clara sobre cuál de estos períodos es mejor, existe un consenso general de que los bloques de dos horas son una buena cifra máxima. Te mantendrás más concentrado y harás más, como te diría cualquier persona que utilice la técnica Pomodoro.

Junto con el trabajo en bloques cortos viene el tomar descansos. Sin embargo, cuando se trata de tomar descansos es más fácil decirlo que hacerlo. Cuando te enfrentes a esa fecha límite, terminar “solo una tarea más” puede parecer una buena idea. Pero cuando lo has hecho durante cuatro horas seguidas, lo más probable es que estés perdiendo el tiempo y seas menos productivo.

Llevar una hoja de cálculo de lo que hiciste cada media hora parece otra tarea que te hace perder el tiempo. Pero como dijo el famoso gurú de la gestión Peter Drucker: "Lo que se mide, se gestiona". Drucker fue un paso más allá y dijo que la única forma de controlar el tiempo es mantener un registro.

Mantener una hoja de cálculo de cómo pasaste cada bloque de media hora de tu día no es solo una buena idea; crea resultados mágicos. Después de una semana o dos, obtendrás una visión profunda de cómo gastas tu tiempo. Se te ocurrirán nuevas ideas a medida que descubras las formas en que utilizas las horas y los minutos que no contribuyen a tus tareas más importantes. Casi sin esfuerzo comenzarás a gravitar hacia tareas de valor agregado. Las aplicaciones también pueden hacerte más productivo. Consulta nuestra guía para obtener detalles sobre 6 aplicaciones de productividad imprescindibles.

Una vez que sepas adónde va tu tiempo, es hora de hacer algo al respecto. En lugar de volverte más multitasking en un intento por lograr más, concéntrate en las pérdidas de tiempo sin valor agregado y delega. Siempre que la hoja de cálculo de seguimiento del tiempo del paso 4 muestre una pepita de oro, gástala reasignando esas tareas menores, necesarias, pero que consumen mucho tiempo.

Si tienes empleados, es fácil saber dónde enviar esas tareas menores. Si no es así, considera contratar a un asistente virtual (VA) a tiempo parcial durante algunas horas a la semana para encargarte de ellas.

Incluso puedes automatizar esas tareas con un software que ahorra tiempo o eliminarlas por completo. Por ejemplo, es posible que puedas usar un formato condicional para reemplazar una verificación regular en las cifras de la hoja de cálculo.

Ser multitasking no funciona. Varios estudios muestran que las personas que realizan múltiples tareas gastan demasiado poder cerebral en el cambio de tareas, lo que significa que tardan más en completar las mismas tareas que las personas que no lo hacen. Pero si bien el enfoque y la concentración siguen siendo los mejores caminos hacia la productividad, las habilidades multitarea son vitales para ayudarnos a superar situaciones en las que hacer dos cosas a la vez es inevitable.