如何设计适合混合办公的办公室

毫无疑问，混合办公模式将继续存在。Zippia 报告称，74% 的美国公司正在采用或计划采用长期混合办公模式¹，由此可见，关键问题已经从是否采用灵活工作安排变成该如何有效地运用。

混合办公的核心是您的办公室。这里是员工以面对面和在线形式沟通联系、密切协作和积极学习的地方。您的配置和设备选择可以确保会议室中的每个人以及通过视频会议加入的人员都充分参与并无缝协作，以打造轻松高效的混合会议体验，从而推动业务顺畅运转。无论您是增设新的会议地点还是重新配置现有的会议空间，为您的办公室寻找合适的设备部署都需要精心规划。

以下是专为混合办公设计打造办公室的六个步骤

1. 了解员工的工作方式

了解员工的工作方式很重要。每一位员工的工作方式都有所不同，具体取决于其职责和偏好。例如，销售人员可能大部分时间都在路上，产品营销人员可能忙于参加一个又一个会议，平面设计师工作时往往忙于在办公桌旁进行设计工作，而技术文档工程师可能会花半天时间呆在自己的工位，剩余半天则在安静的小会议室里参加会议。

了解这些模式还有助于您针对个别员工或跨不同工作角色的趋势确立一些初步的设备要求。例如：哪些员工有特殊的技术要求，如适合图形密集型工作和工程岗位的更强大的计算机？哪些员工需要在工位参加由其他地区的客户或同事举行的会议？

2. 审视小组会议空间的使用情况

小组会议空间可能是您办公室中最受青睐的会议空间，即使它们并非总是用于小组活动。首先，了解会议空间的使用情况。是否可以轻松预定视频会议的空间，或者是否有寻找安静工作场所的个人在使用这类空间？接下来，考虑它们的使用频率。例如，您的小会议室是否已被超额预定，而大会议室大部分时间却空着？最后，想想您可能缺少的会议空间。员工是否因为没有足够的焦点空间而在自己的工位（不包括远程同事）举行临时会议？

这些考虑因素可帮助您确定支持员工发挥出色效率所需的会议空间组合。请记住，在现代办公室中，以往可能被忽视的焦点空间和其他休闲聚会区域已成为会议室组合的重要组成部分，并且必须适应远程工作人员的需求。

3. 决定是否分配工位

您需要作出一个基本的决定，即如何为不同的员工分配工作空间。有三种基本的分配方法，包括：完全分配，每一位进入办公室的员工都有一张专用办公桌；办公桌预定制，即不预先分配空间，员工在进入前通过申请预定；以及办公桌轮用，即不预先分配空间，员工在到达时按照先到先得的原则选择座位。

您的决定应依据多个考虑因素。您是要搬进更小的办公空间，还是需要额外的空间来支持不断增加的员工？单个工作空间被超额预定的频率与它们空置的频率对比如何？员工角色是否足够灵活，使得办公桌预定制或办公桌轮用比固定分配座位更实用？目前专用于个人空间的空间能否更好地用于额外的会议空间？

4. 重新分配办公空间

在这一步，您可以将通过前三步了解到的信息和做出的决定整合到您的办公室设计计划中。利用您收集到的信息来确定需要多少空间来放置单个办公桌和打造会议室、这些房间的大小，以及如何调整您现有的空间以满足这些需求。

5. 制定混合办公政策

这些政策定义了灵活工作的参数，对于了解办公室的使用方式（包括办公室内员工数量何时以及如何变动）至关重要。例如：是否每一位员工都需要一周在办公室呆三天？如果需要，是哪几天？每一个团队是否应协调出一天以便让全体成员到办公室进行面对面协作？是否有任何活动（如公司全员会议）需要让全体员工都同时在办公室？

6. 妥善部署您的空间以实现高效的混合协作

对于个人工作空间，无论是否分配，均应确保每个空间都拥有让员工舒适工作、自由定制所需的一切。关键要素包括在员工需要就地加入视频通话时可以充分展现其风采的扩展坞、显示器和网络摄像头。对于预定制办公桌，可以制作一份人体工程学检查清单，以提醒员工在开始工作之前先调整工作空间，从而确保舒适高效地工作。

为会议空间选择大小适当的视频会议和音频解决方案，以便清晰地呈现房间中每一个人的图像和声音。有效视频和音频解决方案的要求因房间大小而异，因此必须充分考虑每个空间的特点并避免采用一刀切的方法。例如，在焦点空间中，窄焦距摄像头可以清晰显示房间中的一两个人，但大房间需要一台能清楚显示房间内每一个人的摄像头，无论他们坐在前面还是后面的角落都能获得清晰的效果。

贵公司的未来取决于您现在设计的办公室。遵循这六个步骤可助您打造理想的空间，支持员工在现今以及不断发展的灵活工作环境中高效工作。

Zippia，“30 项重要混合办公统计数据 [2023]：混合办公模式、数据和生产力”(30 Essential Hybrid Work Statistics [2023]: Hybrid Work Model, Data, And Productivity)，2023 年 6 月 15 日。

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