Aprende cómo configurar y usar tu correo electrónico personalizado en Gmail

En un mundo cada vez más digitalizado la imagen de tu empresa y la construcción de tu marca no se limitan a tus instalaciones o tu servicio, también tiene que ver con tus canales digitales y redes sociales. Cada detalle cuenta a la hora de generar conciencia sobre tu marca.

Dentro de tu estrategia de comunicación (tanto interna como externa) es muy importante tener en cuenta al correo electrónico. De acuerdo a los datos de Kinsta, este es uno de los tres principales canales de comunicación para negocios B2B y B2C, sin mencionar que el 70% de los profesionales utiliza este medio para compartir contenido relacionado a su empresa o industria.

Por esta razón, la presentación de tu correo electrónico es tan importante como tus redes sociales o tu blog. Una dirección de correo personalizada le dará un importante respaldo a tu empresa, pero si no lo crees, a continuación te mostraremos por qué y algunas de las razones por las que el servicio de Gmail es una excelente opción para obtener tu dominio.

La importancia de tener una cuenta personalizada

Como mencionamos anteriormente, existen varias razones por las que es conveniente obtener una cuenta de correo empresarial con el dominio de tu negocio, tanto en lo que respecta a tu estrategia de branding como las herramientas que le puedes proporcionar a tu equipo para agilizar su flujo de trabajo.

En primer lugar, una dirección de correo personalizada genera más confianza y proyecta una mejor imagen de tu marca, ya que detrás de un dominio está la decisión de invertir en tu negocio y crear un canal de comunicación confiable para tus clientes y tus empleados. Un dominio propio le da una imagen profesional a cualquier Pymes sin importar el giro.

También es un paso importante en tu estrategia de email marketing, ya que este tipo de correos no suelen ser marcados como spam, sin mencionar que contar con un dominio que puedas asignar como remitente y conectar la plataforma de envío de correos masivos de tu elección será más sencillo que con una cuenta personal.

Otro punto importante es la seguridad. Por lo regular, los servicios como Gmail cuentan con medidas de seguridad para proteger las cuentas de las Pymes, de modo que obtendrás un nivel de protección a la altura de tu negocio.

Aplicaciones de Gmail para negocios

Una de las ventajas de adquirir una cuenta de correo personalizada con Gmail es que eso te dará acceso a Google Workspace (antes GSuite) y todas sus herramientas diseñadas con el objetivo de optimizar el flujo de trabajo y facilitar la comunicación de los equipos.

Por una parte, contarás con el conocido almacenamiento de Google Drive, lo que te permitirá guardar información importante, proyectos y documentos en la nube, así como compartirla con los miembros de tu equipo y gestionar los permisos que desees acceder a cada uno de tus colaboradores.

Asimismo, dentro de la nube contarás con Docs, Sheets, Forms y Slides, los cuales te permiten crear archivos, formularios y presentaciones desde la misma nube para que tus empleados y colaboradores puedan visualizarlos, comentarlos e incluso editarlos, dependiendo de los permisos que desees brindarles en cada caso.

Otra parte importante es la comunicación y la gestión del tiempo. Gracias a Google Meet podrás ponerte en contacto con tu equipo con una videollamada fácil de crear o agendar. Por su parte, en Calendar podrás visualizar todas tus reuniones, fechas de entrega u otras cuestiones que desees agregar para no pasar nada por alto. También podrás ver la agenda de tu equipo y así gestionar mejor las juntas con ellos.

Adicionalmente, la interfaz del correo electrónico es similar a la que utilizan las cuentas personales de Gmail, por lo que es muy probable que tu equipo se adapte rápidamente a su uso. Además,Gmail cuenta con filtros de spam, antivirus y encriptación para garantizar que tengas una comunicación segura con tu equipo.

¿Cómo configurar una dirección de correo electrónico personalizada?

Ahora bien, veamos cómo configurar el correo de tu empresa con Google Workspace. Para ello, es importante que cuentes con un dominio propio, pero si aún no lo tienes, Google cuenta con una guía paso a paso que te ayudará a comprar uno.

1.- Registro en Google Workspace. Ingresa a Google Workspace y registrate haciendo clic en alguno de los planes de pago o bien en el botón “Comience ahora”.

2.- Proporciona tus datos. Completa los datos requeridos, como el nombre de tu empresa, la cantidad de empleados y el país. Proporciona un correo electrónico que servirá para recuperar tu contraseña o el acceso en caso de que se requiera.

3.- Opción de dominio. Google te preguntará si ya cuentas con un dominio. Si no lo tienes, puedes seleccionar la opción “No, necesito uno” para que Google te guíe en la adquisición del dominio. Si ya cuentas con uno, proporciona el nombre del dominio y te dará algunas opciones para mantenerte al día o informar a tus usuarios si lo deseas.

4.- Asignación de usuario y contraseña. Selecciona el nombre de usuario y la contraseña para la dirección de correo electrónico (por ejemplo, ventas, información, contacto, atención, etc.).

5.- Configuración y verificación. En este punto es importante verificar tu dominio y configurar tus opciones de facturación. Los pasos para verificar tu dominio variarán dependiendo de la plataforma en la que se encuentra el dominio, pero básicamente tienes que copiar el código de verificación (o registro TXT) que te proporcionará Google Workspace y pegarlo en los registros DNS de tu dominio; es probable que a Google le tome algunos minutos realizar la verificación.

6.- Agrega cuentas. Una vez verificado, agrega las cuentas de correo electrónico que necesitas. Ten en consideración que cada cuenta puede tener un costo según el plan que elijas.

7.- Registros MX. Finalmente, agrega los registros MX que genera Google en el panel de la plataforma que utilices. Al terminar, puedes acceder a tu correo y terminar de configurar tus preferencias de la cuenta o consultar los tutoriales de Google.

Mejores prácticas con dominios personalizados

Gmail cuenta con algunos detalles adicionales que seguramente te ayudarán a proyectar una imagen más profesional, así como sacarle el máximo provecho a las aplicaciones de Google. Por ejemplo, si tienes tu correo de Gmail personal en tu smartphone, puedes sincronizar los contactos con tu dirección de correo personalizada.

En caso de que requieras enviar mensajes que por lo general siguen una misma estructura, o envías los mismos tipos de correo, puedes utilizar plantillas para ahorrar tiempo, para ello, accede a tu “Configuración” selecciona “Configuración Avanzada” y habilita la opción “Respuestas predefinidas”. Al escribir un correo, puedes recurrir a ellas haciendo clic en los tres puntos.

También puedes añadir una firma corporativa al final de tus correos en la cual puedes insertar imágenes, textos e hipervínculos. Esto le dará un toque más profesional a tus mensajes y permitirá que tus destinatarios obtengan más información sobre el personal que los atiende y otros medios de contacto, si desearas incluirlos. Si quieres configurar tu firma corporativa, en “Configuración” selecciona “General” y busca la opción “Firma”.

Además, también puedes combinar tu asistente de Google con tu calendario para que te recuerde tus próximas juntas y reuniones. Si sincronizas tu cuenta comercial con tu teléfono inteligente, le darás acceso al asistente de Google a tu cuenta y podrás probar comandos como “Ok,Google ¿a qué hora es la reunión de hoy?”.

Seguridad y privacidad en el correo electrónico

Google cuenta con protocolos de seguridad para garantizar la privacidad de tus datos y que tu información sensible esté protegida de los ataques cibernéticos. En el caso de Google Workspace, cuenta con inteligencia artificial para detectar y prevenir ataques cibernéticos, a la vez que clasifica y resuelve las amenazas siguiendo las prácticas recomendadas de seguridad.

También protege tus datos en distintos dispositivos como Android, iOS, macOS y Windows entre otros. Te brinda el control del uso compartido de datos internos y externos, así como previene las filtraciones. Cabe mencionar que cuenta con la opción de encriptación del cliente para impedir que una entidad externa acceda a tus datos.

Si deseas implementar otras medidas de seguridad adicionales, puedes utilizar la autenticación de dos pasos, de manera que se requiera un paso adicional a tu contraseña para acceder a tu cuenta; o bien, puedes guardar las contraseñas de tus cuentas es un gestor de contraseñas como el que maneja Chrome, el cual te permite revisar si tus contraseñas se han filtrado.

Google Workspace no solo permite optimizar tu flujo de trabajo y tener una imagen profesional, también te brinda la seguridad que tu negocio necesita.

En resumen

Una cuenta con dominio propio te brinda una imagen profesional e incrementa la credibilidad de tu negocio, a la vez que te permite generar conciencia sobre tu marca. Si a esto le sumas una plataforma como Google Workspace que te brinda aplicaciones y herramientas para trabajar en equipo desde la nube, tu correo personalizado se convierte en una herramienta esencial para tu trabajo.

Si bien puede parecer una situación muy técnica, la interfaz de Google te guiará paso a paso para que sea más sencillo. Si esto te convence, compara los planes de pago que te ofrece y utiliza el correo de Gmail para impulsar la comunicación en tu empresa.