Cómo elegir el mejor software de gestión de proyectos

Existen tantas herramientas de gestión de proyectos que elegir la adecuada para tu negocio puede ser complicado. El problema es que no eres solo tú quien tiene que probar el software. En realidad no sabrás si tomaste la mejor decisión hasta que todo tu equipo lo use durante algunas semanas y dé sus opiniones.

• ¿Qué es un software de gestión de proyectos?
• Cómo encontramos el mejor software de gestión de proyectos
• 1. Asana
• 2. Jira
• 3. GanttPro
• 4. ClickUp
• 5. Monday
• 6. Trello
• 7. Smartsheet
• 8. Basecamp
• 9. Confluence
• 10. Airtable
• 11. Teamwork
• 12. Hive
• Mejores prácticas de software de gestión de proyectos
• Resumen

Un software de gestión de proyectos es una herramienta que facilita el trabajo en equipo. Permite que equipos autónomos o de empleados colaboren en un proyecto o grupo de proyectos para una empresa o varios clientes. Todos los archivos, propiedades, tareas, mensajes, contactos y otros detalles se encuentran en un lugar de fácil acceso.

El mejor software de gestión de proyectos es aquel que para ti sea más fácil de entender, intuitivo y sin fallos. Busca una herramienta que se ajuste a tu presupuesto y requisitos especiales. Por ejemplo, Trello es una excelente herramienta de administración de proyectos simplificada y de bajo costo que se amplía bastante bien.

Como equipo, probamos los productos a continuación y analizamos miles de calificaciones en línea de los mejores revisores profesionales y usuarios para encontrar las mejores herramientas de gestión de proyectos en Internet. Comparamos cada herramienta de software de planificación de proyectos por precio, características, fallos y servicio al cliente.

En algunos casos, incluso hemos trabajado mucho durante meses con las siguientes herramientas de gestión de proyectos. Ajustamos ligeramente las clasificaciones para tener en cuenta un número más alto o más bajo de calificaciones entre las diferentes aplicaciones de la lista.

Asana es la mejor herramienta de software de gestión de proyectos del mercado. Se lanzó con un buen diseño en 2008 y ahora cuenta con una base de usuarios de más de un millón de profesionales. A los usuarios les encanta su interfaz flexible e intuitiva y su fácil colaboración y organización. Puedes usarla para planificar, establecer hitos, realizar un seguimiento, optimizar las solicitudes de empleo y obtener una vista general de tu flujo de trabajo.

• Precio: 0 COP para individuos, y aproximadamente  41,300 COP a 116,400 COP  (al momento de esta publicación) por usuario por mes y más
• Reseñas: 4.4 estrellas de más de 44,000 reseñas en línea

La popular herramienta de software de seguimiento de proyectos Jira de Atlassian tiene todas las funciones con informes Agile, flujos de trabajo personalizables, Scrum y tableros Kanban, y automatización para mantenerte enfocado en el panorama general. A los usuarios les gusta su plataforma simple y las integraciones con aplicaciones externas como Slack, aunque la interfaz puede tener un “toque ocupado” o ser abrumadora.

• Precios: Gratis para siempre hasta para 10 usuarios, y aproximadamente 26,280 COP a 56,315 COP (al momento de esta publicación) por usuario por mes y más
• Reseñas: 4.4 estrellas de más de 39,000 reseñas

Si te encantan los diagramas de Gantt, vas a adorar GanttPro. Esta aplicación de administración de proyectos ofrece administración de costos, recursos, tareas y carteras para alinear a tus equipos en flujos de trabajo más eficientes. La mejor característica de la herramienta es su capacidad para mostrar tu trabajo en curso en un abrir y cerrar de ojos con vistas y plantillas personalizadas. Puede carecer de integraciones clave, pero se encuentra entre las mejores herramientas de software de gestión de proyectos. También tiene una curva de aprendizaje más pequeña en comparación con otras opciones.

• Precio: alrededor de 33,790 COP (al momento de esta publicación) por usuario por mes y más
• Reseñas: 4.8 estrellas de más de 10,000 reseñas

ClickUp puede ser el más nuevo, pero este software de proyecto cuenta con excelentes características para la gestión de tareas, colaboración, seguimiento de progreso e informes. Es muy fácil de entender y usar, y tiene un servicio al cliente de primer nivel. Las plantillas de proyectos personalizables facilitan la adaptación a cualquier proceso, aunque las cosas pueden parecerte un poco confusas al inicio.

• Precios: Gratis para individuos o aproximadamente 18,772 COP a 71,333 COP (al momento de esta publicación) por usuario por mes y más
• Reseñas: 4.7 estrellas de más de 11,000 reseñas

Si necesitas una herramienta de administración de recursos intuitiva y con funciones completas e innovaciones continuas, Monday es una buena opción. Es una manera fácil de administrar un “equipo Agile”, gracias a excelentes plantillas para evitar que tengas que reinventar la rueda. Hay una pequeña curva de aprendizaje, pero la interfaz de usuario es clara y simple. Se integra con herramientas como Slack, Gmail, Zendesk y Dropbox, y su atención al cliente es rápida y amigable.

• Precio: 0 COP para individuos, y aproximadamente 30,034 COP a 180,210 COP (al momento de esta publicación) por usuario por mes y más
• Reseñas: 4.5 estrellas de más de 14,000 reseñas

¿Qué pasa si solo necesitas lo más básico de las aplicaciones de gestión de proyectos y quieres una herramienta fácil para que tu equipo pueda trabajar y que tenga casi cero curva de aprendizaje? Ahí es donde entra Trello. No es tan completo como el mejor software de gestión de proyectos de esta lista, pero cualquiera puede aprender a usar Trello de forma muy rápida. Sus flujos de trabajo de arrastrar y soltar controlados por columnas hacen que la colaboración en tiempo real sea muy sencilla.

• Precio: 0 COP para individuos y equipos a aproximadamente 17,580 COP (al momento de esta publicación) por usuario por mes para funciones ilimitadas
• Reseñas: 4.3 estrellas de más de 34,000 reseñas

Cuando no estás seguro exactamente para qué usarás una herramienta de administración de proyectos, o por cuánto tiempo; Smartsheet es suficiente para ayudarte. Toma la funcionalidad Excel o Google Sheets y la fija en fechas, plazos y trabajo en equipo. Las prácticas automatizaciones te permiten poner tareas repetidas en piloto automático para ahorrar tiempo y aumentar tu productividad.

• Precio: aproximadamente 26,280 COP a 93,860 COP (al momento de esta publicación) por usuario por mes y más
• Reseñas: 4.4 estrellas de más de 10,000 reseñas

Entre las mejores herramientas de proyectos complejos para el desarrollo de software, el precio único de Basecamp es un respiro de aire fresco en el mundo del software PM. La plataforma también es de buena calidad por el precio, con fácil colaboración, uso compartido de archivos, mensajería y programación. También puedes crear diferentes espacios para diferentes proyectos, lo que facilita compartir solo los proyectos relevantes entre equipos.

• Precio: aproximadamente 371,683 COP (al momento de esta publicación) fijo por mes 
• Reseñas: 4.2 estrellas de más de 32,000 reseñas

Si bien no es la mejor herramienta en esta lista, Confluence es una opción económica con muchas características útiles. Es otra oferta de Atlassian y ofrece un buen sistema de plantillas, control de versiones, análisis e informes. Ideal para crear una base de flujo interna, Confluence es una excelente herramienta para compartir investigaciones.

• Precios: Gratis para siempre hasta para 10 usuarios, de aproximadamente 22,526 COP a 41,300 COP (al momento de esta publicación) por usuario por mes y más
• Reseñas: 4.2 estrellas de más de 11,000 reseñas

No es tan popular como las otras herramientas de administración de trabajo de esta lista, pero Airtable tiene seguidores dedicados de 170,000 organizaciones. Se lanzó en 2012 y ofrece calendarios, Kanbans, formularios y colaboración similares a las herramientas anteriores, con una versión gratuita con todas las funciones de las que te enamorarás. Sin embargo, puedes percibirlo más raquítico en comparación con sus competidores.

• Precios: gratis para siempre para equipos pequeños, de aproximadamente 37,544 COP a 75,087 COP (al momento de esta publicación) por usuario por mes y más
• Reseñas: 4.5 estrellas de más de 5300 reseñas

Utilizado por más de 20,000 equipos en todo el mundo, las funciones de seguimiento de clientes y servicios al cliente de Teamwork encajan con necesidades de facturación rápida y automatización. Puedes crear flujos de trabajo y una fácil asignación de recursos con esta herramienta mientras administras proyectos para múltiples clientes.

• Precios: Gratis para siempre para equipos pequeños, de aproximadamente 37,544 COP a 67,579 COP (al momento de esta publicación) por usuario por mes y más
• Reseñas: 4.5 estrellas de más de 2,700 reseñas

Fundada en 2016, Hive obtiene altas calificaciones de su pequeño núcleo de seguidores por su interfaz simple y su pequeña curva de aprendizaje. Es muy fácil personalizar y cambiar entre diagramas de Gantt o vistas de tablas, y puedes crear plantillas rápidas para tipos de proyectos recurrentes. Sus filtros y función de búsqueda también son útiles.

• Precios: Gratis para siempre para equipos pequeños, a aproximadamente 45,052 COP (al momento de esta publicación) por usuario por mes y más
• Reseñas: 4.5 estrellas de más de 700 reseñas

Ya sea que estés usando Asana o Basecamp, el mejor software de gestión de proyectos puede fallar si no llevas a cabo las mejores prácticas. Para aumentar tus posibilidades de éxito, sigue los siguientes consejos sobre proyectos y tareas.

Nadie quiere usar una herramienta que se le imponga. La mejor manera de seleccionar una herramienta para administrar tareas es reducir la búsqueda a tus tres mejores opciones y luego solicitar la opinión de los empleados antes de elegir.

No hay nada más frustrante que trabajar con varios miembros del equipo que utilizan sus propias herramientas. Elige una opción y luego asegúrate de que todos la sigan.

Incluso las mejores herramientas tienen curvas de aprendizaje. Afortunadamente, la mayoría de las opciones de nuestra lista vienen con módulos de capacitación dedicados. Págales a los miembros de tu equipo para que dediquen tiempo a ponerse al día y será más probable que acepten.

Puede ser muy frustrante para los miembros del equipo cuando tienen que cambiar de herramienta a mitad de camino. Una vez que elijas una herramienta, quédate con ella y supera la curva de aprendizaje y las dificultades de crecimiento para mantener la moral alta.

No todos aprenden al mismo ritmo. Mantén abiertos los canales de discusión y retroalimentación. Cuando un empleado tenga problemas con la aplicación de productividad elegida, dedica recursos para ponerlo al día.

Elegir el software de gestión de proyectos adecuado es una decisión importante para cualquier organización. Nuestro favorito es Asana por su facilidad de uso, funcionalidad robusta y altas calificaciones de decenas de miles de usuarios satisfechos.

Con el mejor software de gestión de proyectos, tu equipo hará más, más rápido y con un flujo de trabajo de mejor calidad.