Trabajo híbrido: retos al implementar la nueva modalidad post COVID-19

Hace dos años, muchas empresas tuvieron que detener el modelo de trabajo presencial que hasta ese momento predominaba y buscaron distintos esquemas de trabajo que pudieran funcionar frente a los desafíos que imponía el distanciamiento social. Ahora, con la distribución de vacunas y un mayor conocimiento sobre el COVID-19, muchas empresas han comenzado a regresar a sus centros de trabajo; no obstante, algunas otras han considerado nuevos esquemas como el trabajo híbrido o mixto.

El modelo de trabajo híbrido busca mediar los beneficios y desventajas de los dos modelos más conocidos: presencial y remoto. Así, en estos modelos los trabajadores pasan un porcentaje de tiempo en su centro de trabajo y otro tanto en su oficina en casa, ya sea 90/10, 70/30 o 50/50, dependiendo de los acuerdos y políticas de cada empresa. Ya que cada trabajo requiere de una infraestructura diferente, no hay un único método para implementar el trabajo híbrido, sino que sus términos se resuelven tras un pertinente análisis de cada caso.

Para entender por qué hay empresas adoptando este modelo, primero debemos revisar cómo llegaron a la conclusión de combinar el trabajo remoto con la presencialidad, es decir, todas aquellas lecciones que nos dió la pandemia sobre la experiencia de trabajo.

• Trabajo a distancia vs presencial
• Beneficios del trabajo híbrido
• Retos para la implementación del modelo de trabajo híbrido
• Soluciones HP para el trabajo híbrido
• En resumen

Microsoft® ha sido una de las empresas más emblemáticas en implementar un modelo híbrido de trabajo, no sin antes obtener información respecto a la percepción del trabajo remoto de 30,000 participantes en 31 países. Pese a las dudas de muchas empresas, el estudio reportó que el 82% de los empleados conservaron su productividad o incluso la incrementaron, pero también es cierto que 54% de ellos experimentaron exceso de trabajo, por lo que estos entornos virtuales aún requieren de ajustes para cuidar de la salud física y mental de los empleados [1].

Adicional a esto, las opiniones sobre el trabajo a distancia se encuentran divididas: por una parte, el 73% de los trabajadores desean conservar las condiciones flexibles del trabajo remoto. Por otra parte, el 65% expresaron que les gustaría colaborar cara a cara con sus equipos de trabajo. Así pues, la oficina en casa trajo dinámicas de trabajo más flexibles, con diversas ventajas como contratar personal desde distintas locaciones o ahorrar en tiempos de desplazamiento. Pero, a su vez, conlleva a un sacrificio en la relación entre empleados y la difusión de la cultura de la empresa.

Igualmente, es cierto que la adaptación al trabajo a distancia varía dependiendo del tamaño de la empresa, así como las condiciones de cada empleado. Por ejemplo, 60% de los trabajadores pertenecientes a la Generación Z (con edades de 18 a 25 años) confesaron tener dificultades para adaptarse al trabajo remoto; en parte por el aislamiento que esto representa, así como los posibles gastos que supone adaptar un espacio en casa para fungir como oficina.

Teniendo en cuenta este tipo de experiencias, el trabajo mixto busca conservar esas condiciones flexibles que generan interés y compromiso por parte de los empleados, a la vez que espera crear interacción, comunicación y reconocimiento entre los equipos de trabajo que son propios de dinámicas de trabajo presencial.

Al igual que con el trabajo remoto, cambiar a un sistema de trabajo mixto supone diversos desafíos y una curva de aprendizaje en el proceso con el fin de que tanto el personal que labore en el centro de trabajo como aquellos que lo hagan desde casa puedan obtener condiciones equitativas. Asimismo, es importante evaluar qué puestos se adaptan con mayor facilidad a una modalidad híbrida y en qué medida.

Afortunadamente, a diferencia del inicio de la pandemia donde el cambio se produjo de un día al otro, en este momento tienes la oportunidad de analizar los puntos más importantes (tanto en infraestructura, administración, recursos humanos, etc.) para implementar este cambio de manera paulatina con el objetivo de que resulte efectivo para tus empleados y tu flujo de trabajo. A continuación, te mostramos algunos de los retos más importantes al respecto.

Uno de los pilares para trabajar cualquier esquema es asegurarte de establecer los canales adecuados para mantener el contacto con todos los equipos de trabajo. Esto será esencial a la hora de compartir las políticas de la empresa, establecer los sistemas de supervisión y gestionar el flujo de trabajo; pero también para que cada miembro del equipo tenga a su alcance el contacto con otros miembros de una forma sencilla y directa.

Adicionalmente, considera que una de las formas más directas de comunicarse es cara a cara, incluso es posible que se comparta información crucial en una conversación casual. Por ello, es importante tener en mente a los equipos remotos (especialmente aquellos que se encuentran en diferentes regiones) y compartir de manera oportuna toda la información.

En lo que respecta a la oficina, tú mismo puedes encargarte de supervisar el sistema de seguridad de la empresa, especialmente en lo que concierne a la ciberseguridad. De hecho, es recomendable que constantemente te informes sobre las nuevas amenazas y las maneras en que puedes protegerte y hacerles frente para evitar un ataque que pueda costarle a la compañía.

No obstante, el tema se complica cuando tienes equipos trabajando de manera remota, especialmente aquellos que trabajan desde diversos espacios y, por lo tanto, se conectan a distintas redes públicas. Más aún si tu equipo no está relacionado con estos temas y se encuentra vulnerable en acciones tan simples como abrir su correo o revisar sus redes sociales durante el descanso.

Así pues, es importante ofrecer capacitaciones, campañas y otros modos de divulgación a fin de que todos los miembros de tu equipo conozcan los potenciales riesgos que encontrarán en línea y las medidas que pueden tomar para evitar ser víctimas de la ciberdelincuencia. Adicionalmente, te recomendamos que estés al tanto de los servicios de seguridad y antivirus con los que cuenta tu equipo remoto para mantener a tus empleados blindados sin importar donde se encuentren.

Uno de los puntos en los que puede sentirse una diferencia drástica entre la presencialidad y el trabajo en casa es el espacio del que los empleados disponen para hacer sus actividades. Por lo regular, la mayoría no tiene un espacio adecuado para una oficina en casa y se apropiaron de espacios comunes como salas o comedores para llevar a cabo sus actividades.

De esta manera, es importante no sólo que los empleados cuenten con herramientas versátiles que puedan usarse en espacios reducidos o sobre la marcha, sino también acompañarlos y divulgar puntos clave que puedan ayudarlos para habilitar un espacio en sus hogares que realmente funcione como oficina en casa y los motive a mantenerse productivos sin sacrificar su bienestar.

A veces pequeños detalles pueden ser vitales como la ergonomía en espacios domésticos. Si quieres obtener más ideas sobre cómo instalar una oficina remota, te recomendamos visitar nuestro artículo de las 7 mejores ideas para organizar tu oficina en casa cuando tienes un trabajo a distancia.

Parte de establecer un modelo nuevo es también establecer las circunstancia en las que se realizará, incluyendo los horarios. Considera si el personal tendrá un horario delimitado cuando se encuentre en la oficina o si optarás por manejarlo con mayor flexibilidad de manera que puedan acceder a las instalaciones en periodos más autónomos.

Por su parte, los trabajadores remotos deben de cuidar el balance entre su vida personal y su horario laboral, no sólo por lo increíblemente fácil que es distraerse con cuestiones domésticas, también en el caso contrario: trabajar sin tener periodos de desconexión y terminar sufriendo de burnout.

En líneas generales, los trabajadores suelen apreciar un horario flexible que les permita disponer de su tiempo, pero es importante que esta autonomía sea estructurada y se lleguen a acuerdos. Por ejemplo, trabajar por objetivos y establecer una fecha límite para cada una de las etapas, así como programar reuniones y establecer horarios de desconexión. Por otro lado, puedes considerar la posibilidad del trabajo asincrónico.

Como mencionamos en líneas anteriores, implementar un sistema de trabajo híbrido requiere de la infraestructura correcta a fin de que todos los trabajadores cuenten con circunstancias equitativas. En nuestra tienda HP podrás encontrar una amplia gama de portátiles, monitores e impresoras para optimizar una oficina en casa.

Por ejemplo, nuestros portátiles convertibles son herramientas sumamente versátiles que permiten trabajar desde cualquier lugar con sus cuatro modos diferentes, incluso puedes convertirlos en tabletas para mayor comodidad en espacios reducidos o si necesitas trabajar sobre la marcha.

Pero no sólo se trata de tener un equipo con el mejor procesador y un diseño ligero. Cuando compras en HP también llevas contigo soluciones para eficientar tu flujo de trabajo. Por ejemplo, la mayoría de nuestras impresoras son compatibles con HP Smart App, que te permite imprimir, escanear o copiar desde donde sea, de forma que puedes compartir archivos y proyectos con miembros de la oficina sin siquiera estar ahí.

Por otra parte, puedes consultar los portátiles que cuentan con HP Wolf Security, nuestro servicio de seguridad que protege tu navegación a la vez que integra varias herramientas que evitan que tus equipos presenciales y remotos sean víctimas de algún ataque cibernético.

Si la ergonomía es un área de oportunidad para tus equipos remotos, te recomendamos revisar los monitores HP, los cuales están diseñados para que puedas ajustar su inclinación a fin de proporcionar un balance ideal para tu espalda. También puedes controlar su iluminación para que se adapte mejor a las condiciones de tu entorno de trabajo.

Adicionalmente, nuestros productos cuentan con una amplia garantía para proteger tu inversión en tecnología, la mayoría de nuestros productos están protegidos durante tres años. Si visitas nuestra tienda podrás encontrar opciones para tareas de oficina simples y prácticas, hasta herramientas sofisticadas para llevar la productividad de tu equipo al siguiente nivel.

El modelo de trabajo híbrido busca generar un equilibrio entre la experiencia presencial y las oportunidades generadas por el trabajo remoto, de manera que tanto empleadores como empleados disfruten de las ventajas de un esquema mixto.

Existen diversas maneras de implementar un sistema híbrido; no obstante, independientemente de las políticas y condiciones que decidas gestionar, es importante hacer un análisis detallado de las circunstancias de cada puesto para proporcionar un sistema que sea equitativo para todos, donde la productividad y la flexibilidad puedan coexistir de manera estructurada.

Investiga las diversas alternativas para mantener a tus equipos en contacto, con un buen sistema de supervisión y un flujo de trabajo claro, así como un servicio de seguridad eficiente y dispositivos que se adecuen a sus espacios de trabajo. No dudes en consultar nuestra tienda para conocer las distintas soluciones tecnológicas a tu alcance.

Referencias (en inglés):

[1]: Microsoft; El siguiente paradigma es el trabajo híbrido ¿estamos listos?.