SO ENTWICKELN SIE EIN BÜRO FÜR HYBRIDES ARBEITEN

Es besteht kein Zweifel, dass sich das hybride Arbeitsmodell durchsetzen wird. Die Computerwoche berichtet, dass 70 % der befragten Unternehmen bereits ein hybrides Arbeitsmodell implementiert haben, wobei die Frage nicht mehr ist, ob flexibles Arbeiten eingeführt wird, sondern wie dies auf effektive Weise geschehen kann.

Quelle: „Studie zu hybridem Arbeiten und Zusammenarbeit von COMUTERWOCHE Research Services in Kooperation mit Poly, München 2023.“

Das Herz hybriden Arbeitens ist Ihr Büro. Hier kooperieren, lernen und vernetzen sich Mitarbeitende – sowohl persönlich als auch virtuell. Ihre Konfigurations- und Geräteentscheidungen können hybride Besprechungen sowohl einfach als auch hochgradig produktiv gestalten, indem sichergestellt ist, dass alle Personen innerhalb des Raums und diejenigen, die per Videokonferenz zugeschaltet sind, vollständig involviert sind und auf natürliche Weise zusammenarbeiten, um einen reibungslosen Geschäftsbetrieb zu ermöglichen. Die richtige Konfiguration für Ihr Büro zu finden, erfordert sorgfältige Planung, ob Sie einen neuen Standort einrichten oder einen bestehenden Bereich neu konfigurieren.

DIES SIND SECHS SCHRITTE ZU EINEM FÜR HYBRIDES ARBEITEN KONZIPIERTEN BÜRO

1. Verstehen Sie den Arbeitsstil Ihrer Mitarbeitenden

Es ist unerlässlich, den Arbeitsstil Ihrer Mitarbeitenden zu kennen. Basierend auf seiner Rolle und seinen Präferenzen, arbeitet jeder Mensch etwas anders. So verbringt beispielsweise ein Vertriebsmitarbeiter möglicherweise die meiste Zeit unterwegs, eine Produktvermarkterin eilt unter Umständen von einer Besprechung zur nächsten und ein Grafikdesigner verbringt seinen Arbeitstag am Schreibtisch, während eine technische Zeichnerin die eine Tageshälfte am Schreibtisch verbringt und die andere in einem kleinen Meeting Raum.

Diese Muster zu verstehen, hilft Ihnen bei der Bestimmung von Ausstattungsanforderungen für Mitarbeitende oder Trends innerhalb der Arbeitsfunktionen. Beispiel: Welche Mitarbeitenden haben besondere technische Anforderungen, wie beispielsweise erheblich leistungsstärkere Computer für grafikintensive und Enginering-Funktionen? Welche Mitarbeitenden müssen von ihrem Schreibtisch aus an Besprechungen teilnehmen, die von ihren Kund:innen oder Kolleg:innen an anderen Standorten durchgeführt werden?

2. Untersuchen Sie, wie Ihre Besprechungsräume genutzt werden

Besprechungsräume können zu den gefragtesten Bereichen in Ihrer Büroumgebung gehören – selbst wenn sie nicht immer für Gruppenaktivitäten genutzt werden. Betrachten Sie zunächst, wie Ihre Besprechungsräume genutzt werden. Können Sie problemlos für Videokonferenzen reserviert werden oder werden sie von Einzelpersonen als ruhiger Arbeitsort genutzt? Betrachten Sie anschließend, wie häufig sie genutzt werden. Sind beispielsweise Ihre kleinen Besprechungsräume überbucht, während große Konferenzräume die meiste Zeit ungenutzt bleiben? Denken Sie schließlich über die Bereiche nach, die Ihnen möglicherweise fehlen. Treffen sich die Mitarbeitenden zu spontanen Besprechungen an ihren Schreibtischen (wobei Remote-Mitarbeitende ausgeschlossen sind), da ihnen nicht genügend Fokusräume zur Verfügung stehen?

Diese Erwägungen helfen Ihnen bei der Bestimmung von Raumkombinationen, um den Mitarbeitenden ein Höchstmaß an Effektivität zu ermöglichen. Bedenken Sie, dass sich Fokusräume und andere zwanglose Besprechungsbereiche in einer modernen Büroumgebung, die möglicherweise in der Vergangenheit übersehen wurden, zu einem wichtigen Bestandteil Ihrer Raumkombination für Meetings entwickelt haben und Möglichkeiten für Remote-Arbeitskräfte bieten müssen.

3. Entscheiden Sie, ob Arbeitsplätze zugewiesen oder nicht zugewiesen werden

Eine fundamentale Entscheidung ist, wie die Arbeitsplätze den Mitarbeitenden zugeteilt werden. Die drei grundlegenden Ansätze sind: vollständig zugewiesen, wobei jeder Mitarbeiter, der in das Büro kommt, über einen eigenen Schreibtisch verfügt; Hoteling, wobei die Bereiche nicht zugeordnet sind und die Mitarbeitenden sie über eine Anwendung reservieren, bevor sie ins Büro kommen; und Hot Desking, wobei die Bereiche nicht zugeordnet sind und die Mitarbeitenden sich in der Reihenfolge Ihres Erscheinens den gewünschten Bereich aussuchen.

Ihre Entscheidung hängt von mehreren Erwägungen ab. Verkleinern Sie Ihre Bürofläche oder benötigen Sie zusätzlichen Platz, um eine wachsende Anzahl an Mitarbeitenden zu unterstützen? Wie häufig sind einzelne Arbeitsbereiche überbucht und wie häufig stehen sie leer? Sind die Funktionen der Mitarbeitenden flexibel genug, dass Hoteling oder Hot Desking sinnvoller ist als zugewiesene Arbeitsplätze? Könnte Platz, der aktuell einzelnen Bereichen zugeordnet ist, besser für zusätzliche Besprechungsräume genutzt werden?

4. Verteilen Sie Ihre Bürofläche neu

Hier läuft alles, was Sie während der ersten drei Schritte erfahren und entschieden haben, in Ihrer Büroplanung zusammen. Nutzen Sie die gesammelten Informationen zur Bestimmung, wie viel Platz Sie für einzelne Schreibtische benötigen, wie viel Platz für Besprechungsräume und welche Größe diese Räume haben sollten, ebenso wie zur Anpassung des nun verfügbaren Platzes, um diese Anforderungen zu erfüllen.

5. Implementieren Sie Ihre Richtlinien für hybrides Arbeiten

Diese Richtlinien definieren die Parameter für flexibles Arbeiten und sind wesentlich für das Verständnis, wie die Büroumgebung genutzt wird, einschließlich des Verständnisses, wann und wie die Anzahl der Mitarbeitenden im Büro schwankt. Beispiel: Müssen alle Mitarbeitenden drei oder mehr Tage pro Woche im Büro verbringen – und falls ja, welche Tage? Sollte jedes Team einen Tag absprechen, an dem alle Mitglieder persönlich für eine Zusammenarbeit vor Ort sind? Gibt es Ereignisse (wie Betriebsversammlungen), bei denen sich sämtliche Mitarbeitende gleichzeitig im Büro aufhalten?

6. Statten Sie Ihre Räume aus, um eine effektive hybride Zusammenarbeit zu ermöglichen

Stellen Sie für die einzelnen Arbeitsbereiche, ob zugewiesen oder nicht, sicher, dass jeder Bereich über alles Notwendige verfügt, damit die Beschäftigten komfortabel und individuell arbeiten können. Zu den wichtigen Elementen gehören eine Dockingstation sowie ein Monitor und eine Webcam, mit der sie sich in Videokonferenzen an Ihrem Schreibtisch optimal präsentieren können. Erstellen Sie für Hoteling-Schreibtische eine Ergonomie-Checkliste, die die Mitarbeitenden daran erinnert, den Arbeitsbereich für ein komfortables Arbeiten nach Ihren Bedürfnissen anzupassen, bevor sie ihren Arbeitstag beginnen.

Wählen Sie für Besprechungsräume Videokonferenz- und Audio-Lösungen, die so dimensioniert sind, dass jede Person im Raum und remote deutlich gesehen und gehört werden kann. Die Anforderungen effektiver Video- und Audio-Lösungen variieren abhängig von der Raumgröße. Daher ist es wichtig, die Eigenschaften jedes Raums zu berücksichtigen und eine pauschale Lösung zu vermeiden. In einem Fokusraum zeigt eine Kamera mit einem engen Fokus eine oder zwei Personen im Raum gut. Ein großer Raum erfordert jedoch eine Kamera, die jeden deutlich zeigen kann, ob im vorderen Bereich oder in einer hinteren Ecke des Raums.

Die Zukunft Ihres Unternehmens findet in der Büroumgebung statt, die sie jetzt konzipieren. Diese sechs Maßnahmen können Ihnen helfen, die Bereiche einzurichten, die Ihren Mitarbeitenden eine produktive Zusammenarbeit ermöglichen – heute und in Zukunft.

Zippia, „30 Essential Hybrid Work Statistics [2023]: Hybrid Work Model, Data, And Productivity“ 15. Juni 2023.