Der Erfolg Ihres Unternehmens beginnt in Ihren Konferenzräumen. In modernen Arbeitsumgebungen bevorzugen Beschäftigte flexible Zeitpläne und viele Kund:innen und Partner entscheiden sich für virtuelle Besprechungen, statt für Geschäftsreisen. Dies bedeutet, dass Zusammenarbeit, Kommunikation und Geschäftsabschlüsse davon abhängen, wie gut Ihre Räume inklusive Videokonferenzen unterstützen.
Dies erfordert Lösungen, die allen Beteiligten ermöglichen, deutlich gesehen und verstanden zu werden, unabhängig von der Raumgröße oder Ihrer Position im Raum. Es bedeutet ebenfalls die Verfügbarkeit von Funktionen, die allen Beteiligten ermöglichen, sich uneingeschränkt in das Gespräch einzubringen und mühelos Ideen auszutauschen, wo immer sie sich befinden.
VIER TIPPS FÜR EIN OPTIMALES VIDEOKONFERENZ-ERLEBNIS.
1. Bestimmen Sie die Größe und den Zweck Ihrer Besprechungsräume
Alle Besprechungsräume müssen entsprechend ausgestattet werden, sodass sich Mitarbeiter auch remote am Gespräch beteiligen können. Betrachten wir die vier häufigsten Arten von Besprechungsräumen in modernen Büros.
Fokusräume. Konzipiert für die geringste Teilnehmerzahl wie beispielsweise Zweiergespräche und spontane Besprechungen, bieten Fokusräume einen privaten und ruhigen Ort für die Zusammenarbeit. Fokusräume mit Videotechnik auszustatten, kann auch helfen, größere Räume für größere Besprechungen freizuhalten.
Kleine Räume. Diese Räume sind kleiner als Fokusräume, bieten kleinen Gruppen jedoch weiterhin genügend Raum für Brainstorming, Team-Besprechungen, Nachbereitungen und Kundengespräche.
Mittelgroße Räume. Diese Räume ermöglichen mehr Mitarbeitenden die Teilnahme an Meetings, einschließlich Team-Besprechungen, Nachbereitungen, Produktdemos oder Kunden-Briefings.
Große Räume. Ihre größten Räume bieten der größten Teilnehmerzahl Platz für Whiteboarding und Brainstorming, Besprechungen mit allen Mitarbeitern, Schulungen und wirkungsvolle Kundengespräche.
Ein weiterer Bereich, den Sie möglicherweise mit Videotechnik ausstatten sollten, ist der Stand-up-Bereich. Tägliche kurze Stand-up-Meetings sind ein wichtiges Element agiler Prozesse, und es ist wichtig, dass daran Team-Mitglieder teilnehmen, die an diesem Tag nicht im Büro arbeiten. Ihre Stand-up-Bereiche mit Videotechnik auszustatten, ermöglicht ein produktiveres Erlebnis als ein reines Audiogespräch.
2. Bestimmen Sie Ihre bevorzugen Partner für Videokonferenzen
Wenn Ihr Unternehmen sich für eine zentrale und einheitliche Kommunikationsplattform wie Microsoft Teams, Zoom oder Google Meet entschieden hat, ist es sinnvoll, mit der Suche nach Lösungen zu beginnen, die für diese Software zertifiziert sind. Es ist jedoch ebenfalls wichtig, eine Lösung zu finden, in die andere, beispielsweise von Partnern und Kunden genutzte Plattformen reibungslos integrierbar sind. Wenn Ihr Unternehmen intern mehrere Plattformen nutzt, ist es wichtig, eine Videokonferenz-Ausstattung zu finden, die ausreichend Flexibilität hat, um mit allen diesen Plattformen zu funktionieren.
3. Entscheiden Sie sich zwischen Bring-your-own-Device-Lösungen und All-in-One-Geräten für Videokonferenzen.
Bring-your-own-Device-Lösungen (BYOD) machen es einfach, eine Verbindung zu einer beliebigen Besprechungsplattform herzustellen. Die präsentierende Person bringt Ihr Laptop mit, verbindet es über ein USB-Kabel mit dem Videokonferenz-System und kann die Besprechung sofort starten. Diese Lösungen können nicht ohne die Unterstützung durch einen Computer betrieben werden, doch sie verbinden geringe Anschaffungskosten mit einer besseren Kontrolle durch die präsentierende Person sowie hoher Video und Audioqualität für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.
All-in-One-Geräte verbinden Video und Audio in hoher Qualität mit der integrierten Codec-Software, die es ermöglicht, das Gerät ohne Anschluss an einen Computer zu betreiben. Bei einer Zertifizierung für Microsoft Teams, Google Meet oder Zoom können Sie sicher sein, dass es mit dieser Plattform funktioniert. Diese Lösungen erfordern höhere Vorabinvestitionen als BYOD-Lösungen. Da sie jedoch alles beinhalten, was für erfolgreiche Besprechungen benötigt wird, ist ihre Nutzung intuitiver.
4. Suchen Sie nach Technologie mit intelligenten Funktionen
Sie möchten allen Teilnehmer:innen in allen Ihren Besprechungsräumen das bestmögliche Besprechungserlebnis bieten. Intelligente Technologie mit beispielsweise folgenden Funktionen macht es einfach:
Automatisches Framing und Tracking. Eine Kamera, die automatisch auf die sprechende Person zoomt und ihr bei Bewegungen innerhalb des Raums folgt, unterstützt die natürliche Interaktion während des Gesprächs.
Gruppen-Framing. Die Kamera ermöglicht ein automatisches Schwenken und Framing, so dass alle Personen im Raum deutlich zu sehen sind, selbst wenn Mitarbeiter den Raum betreten und verlassen.
Geräuschunterdrückung im Raum. Je mehr Personen sich im Raum aufhalten, desto wahrscheinlicher ist es, dass jemand tippt, mit Papieren raschelt, sich mit seinem Nachbarn unterhält oder andere Geräusche erzeugt werden. Die Technologie zur Geräuschunterdrückung kann diese Geräusche stoppen, bevor sie sich störend auswirken.
Geräuschunterdrückung außerhalb des Raums. Geräusche des Bürobetriebs, Gespräche auf dem Flur und andere Geräusche können sich störend auf Ihre Besprechungsräume auswirken. Intelligente Technologie kann verhindern, dass sie das Gespräch beeinträchtigen.
Die Videokonferenzlösungen, die Sie für Ihre Besprechungsräume auswählen, kann auf einfache Weise die Qualität der Zusammenarbeit verbessern und produktivere Besprechungen ermöglichen. Diese vier Erwägungen zu berücksichtigen, hilft Ihnen bei der Bestimmung der besten Lösungen für Ihre Bereiche, Ihre Mitarbeitenden und Ihr Unternehmen.
Nutzen Sie unsere Informationsmaterialien, um Ihre Besprechungsräume für eine erfolgreiche Zusammenarbeit einzurichten.