Moderne Unternehmen praktizieren Remote- und hybrides Arbeiten. Im Juli-Update 2023 ihrer „Survey of Working Arrangements and Attitudes“ berichtete das Working From Home Research Project, dass 12 % der Vollzeit-Angestellten über Vereinbarungen für vollständige Remote-Arbeit und weitere 29,3 % über Vereinbarungen für hybride Arbeit verfügten1WFH-Studie, „SWAA July 2023 Updates” 5. Juli 2023; Barrero, Jose Maria, Nicholas Bloom und Steven J. Davis, 2021. „Why working from home will stick“, Arbeitspapier 28731 des National Bureau of Economic Research.* . Insgesamt sind dies 40 % aller Beschäftigen, die regelmäßig außerhalb des Büros arbeiten.
Viele Beschäftigte bevorzugen diese flexiblen Arbeitsmodelle, und die Möglichkeit, sie anbieten zu können, unterstützt Unternehmen bei der Mitarbeiter-Suche.
Doch der Erfolg eines flexiblen Arbeitsmodells hängt davon ab, ob Ihre Büroumgebung hinreichend optimiert ist, um ein solches Modell zu unterstützen. Dies beginnt in Ihren Besprechungsräumen, wo die Videokonferenz-Technik ermöglicht, dass alle Beteiligten problemlos gesehen sowie gehört werden und sich vollständig in das Gespräch einbringen können – oder sie kann ein Hindernis für eine produktive Zusammenarbeit darstellen.
DIE FÜNF TOP TIPPS ZUR AUSSTATTUNG IHRER BESPRECHUNGSRÄUME FÜR OPTIMALE VIDEOKONFERENZEN:
1. Kennen Sie Ihre Umgebung – denn es gibt keine Einheitsgröße
Sie kennen Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeitenden besser als irgendjemand sonst, und zu wissen, wie sie üblicherweise zusammenarbeiten, ermöglicht Erkenntnisse darüber, was sie für produktive Besprechungen benötigen. Wie häufig beteiligen sie sich an Videokonferenzen? Finden die Konferenzen in Gruppen oder einzeln statt? Haben sie Feedback dazu gegeben, wodurch Videokonferenzen schwierig oder reibungsloser werden?
Bewerten Sie anschließend Ihre Besprechungsräume. Verfügen Sie über genügend Platz, um die Anforderungen Ihrer Mitarbeitenden an Videokonferenzen zu erfüllen? Sollten Sie Ihre Kombination von Bereichen ändern und beispielsweise mehr Fokus- und Stand-up-Bereiche einrichten, die Anzahl größerer Räume reduzieren oder Kabinen oder Trennwände nutzen? Sind Räume vorhanden, die Ihren Anforderungen an flexible Arbeitsbereiche entsprechen, jedoch nicht mit Möglichkeiten für Videokonferenzen ausgestattet sind?
Die einzigartigen Anforderungen Ihrer Mitarbeitenden und den Status Ihrer Besprechungsräume zu verstehen, liefert eine Grundlage für die Bestimmung Ihrer besten Videolösungen und wichtige Informationen für spätere Schritte.
2. Bestimmen Sie Ihren Partner für Videosoftware
Vielleicht bevorzugt Ihr Unternehmen bereits einen Plattformpartner für die Video-Kommunikation, wie beispielsweise Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet. Dies bietet Ihnen einen Ausgangspunkt für Ihre Suche nach Videokonferenz-Lösungen. Beginnen Sie mit der Suche nach Produkten, die für die Arbeit mit Ihrer Plattform zertifiziert sind. Diese Lösungen sind für das Zusammenwirken mit Ihrer Plattform konzipiert, um eine reibungslose, zuverlässige Kommunikation zu vereinfachen und die Produktivität Ihrer Besprechungen zu verbessern. Und mit dem breiten Spektrum zertifizierter Lösungen, die für jede dieser Plattformen erhältlich sind, können Sie die geeignete Ausstattung für jeden Ihrer Besprechungsbereiche finden.
3. Ermöglichen Sie bessere Meetings
Zubehör und Technologiefunktionen können Ihre Videokonferenzeinrichtung und das Erlebnis für alle Besprechungsteilnehmer:innen verbessern. So kann beispielsweise eine Touch-Steuerung im Raum einen intuitiven Beginn der Besprechung ermöglichen, ohne Zeit für Benutzerprobleme zu verlieren, die häufig beim Start von Gesprächen auftreten.
Je nach Bereich und Größe kann zusätzliches Audiozubehör wie Erweiterungsmikrofone einen kristallklaren Klang gewährleisten, unabhängig davon, wo im Raum sich eine Person befindet und zuhört.
Suchen Sie also nach technischen Funktionen, die in Videokonferenz-Lösungen integriert sind und allen Beteiligten in jedem Gespräch eine gleichwertige Präsenz ermöglichen, ohne auf manuelles Tracking oder Framing angewiesen zu sein, wenn Personen Präsentationen durchführen oder sich innerhalb des Raums bewegen.
4. Vereinfachen Sie die Einführung
Ihren Geschäftsanforderungen entsprechende Videokonferenz-Lösungen auszuwählen, ist nicht genug. Für eine vollständige Wertschöpfung aus Ihren Investitionen müssen die Mitarbeitenden mit ihrer Nutzung vertraut sein.
Nachdem Sie intuitive und benutzerfreundliche Lösungen ausgewählt und installiert haben, führen Sie Demonstrationen zu Ihrer Funktionsweise durch. Es ist gut, diese kurzen Sitzungen aufzuzeichnen und die Videos den Mitarbeitenden unmittelbar zugänglich zu machen, sodass sie darauf zugreifen können, wann immer dies erforderlich ist.
Erstellen Sie außerdem einen „Spickzettel“ für jeden videofähigen Bereich. Diese spezielle Kurzanleitung für die Ausstattung in diesem Raum ermöglicht Mitarbeitenden, Besprechungen mühelos zu starten und durchzuführen.
5. Wissen, wann Sie um Hilfe bitten sollten
Videokonferenzen können eine höhere Investition bedeuten, daher ist die richtige Vorgehensweise von Bedeutung. Es ist wichtig, dass Sie vorab recherchieren und sich einen Überblick verschaffen, was Ihnen zur Verfügung steht. Bei der Auswahl und Einrichtung der Lösung können Sie Zeit sparen und Frustrationen vermeiden, wenn Sie sich an einen Anbieter oder Händler wenden.
Scheuen Sie sich nicht, sich an die Produkt-Experten zu wenden. Videokonferenzen sind ihr Geschäft, und sie verfügen über die Erfahrung und Expertise, um genau zu wissen, welche Ausstattung erforderlich ist, um bestmögliche Besprechungserlebnisse in Bereichen jeder Größenordnung zu ermöglichen. Sie beantworten Ihre Fragen während des Prozesses, bieten Tipps für eine optimale Bereitstellung und möglicherweise Services, die Sie bei der Bereitstellung, Einführung und Optimierung von Geräten unterstützen.
Ein weiterer Vorteil einer Zusammenarbeit mit einem Anbieter oder Händler ist, dass er Sie auf Rabatte, Finanzhilfen, Programme zur Inzahlungnahme und andere Möglichkeiten aufmerksam machen kann, von denen Sie ansonsten vielleicht nichts erfahren würden.
Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitenden die besten Videokonferenzerlebnisse