COMMENT CONCEVOIR UN BUREAU POUR LE TRAVAIL HYBRIDE

Le modèle de travail hybride n’est pas une tendance éphémère, cela ne fait aucun doute. D’après Zippia, 74 % des entreprises aux États-Unis ont recours à un modèle de travail hybride permanent ou prévoient de le faire¹. La question n’est plus de savoir s’il faut adopter la flexibilité au travail, mais comment y parvenir efficacement.

Vos locaux représentent le cœur du travail hybride. C’est là que les employés établissent des liens, collaborent et se forment, que ce soit en personne ou virtuellement. Vos choix pour la configuration et l’équipement peuvent faciliter l’organisation des réunions hybrides et renforcer leur productivité. Ils permettent à tous les participants, dans la salle ou à distance par visioconférence, d’être actifs et de coopérer de manière naturelle au succès de l’entreprise, sans le moindre obstacle. Que ce soit pour déployer un nouveau site ou moderniser un espace existant, vous devrez redoubler d’attention pour déterminer la configuration adaptée à vos locaux.

DÉCOUVREZ SIX ÉTAPES POUR CONCEVOIR UN BUREAU ADAPTÉ AU TRAVAIL HYBRIDE

1. Connaître les habitudes de travail de vos équipes

Cette étape est essentielle. Chaque employé a sa propre approche en fonction de son rôle et de ses préférences. Par exemple, un représentant commercial est le plus souvent en déplacement, un responsable marketing enchaîne les réunions pour discuter des produits, un concepteur graphique est plus susceptible de rester devant son écran, un rédacteur technique peut alterner entre son bureau en open-space et le calme d’une salle en petit groupe.

En identifiant ces mécanismes, vous serez également en mesure de déterminer au préalable les besoins en équipement pour des employés spécifiques ou des tendances selon la fonction occupée. Par exemple : quels employés ont des contraintes techniques, telles que la puissance des ordinateurs pour les tâches d’ingénierie et nécessitant des ressources graphiques importantes ? Quels employés doivent participer à des réunions depuis leur bureau pour discuter avec des clients ou des collègues situés dans d’autres régions ?

2. Analyser l’utilisation de vos espaces de réunion de groupe

Les espaces de réunion de groupe peuvent être les plus convoités dans votre bureau, même s’ils ne servent pas toujours pour des activités en groupe. Commencez par analyser l’utilisation de vos salles de réunion. Peuvent-elles être facilement réservées pour les réunions en visioconférence ou servent-elles à des employés qui cherchent un lieu au calme pour travailler ? Ensuite, déterminez leur fréquence d’utilisation. Par exemple, est-ce que les petites salles de réunion sont toujours occupées, alors que les plus grandes salles sont vides la majorité du temps ? Enfin, prenez en compte les espaces auxquels vous n’avez pas encore pensé. Est-ce que vos équipes se réunissent à l’improviste près de leurs bureaux (ce qui exclut les collègues travaillant à distance), car elles n’ont pas d’espaces individuels où se retrouver ?

Ces questions vous aideront à déterminer les différentes catégories d’espaces nécessaires pour optimiser l’efficacité de votre personnel. Souvenez-vous que dans un bureau moderne, les box de travail individuels et les autres espaces de réunion informels ont pu ne pas être pris en compte par le passé et sont devenus des lieux à considérer pour concevoir un bureau adapté au travail hybride, en incluant les employés à distance.

3. Décider de la mise en place d’espaces attribués ou libres

Il est important de décider comment les espaces de travail seront répartis parmi les employés. Il existe trois approches principales : un espace entièrement attribué où chaque employé dispose d’un bureau dédié lorsqu’il travaille dans les locaux ; un espace non attribué que les employés peuvent réserver via une application avant de s’y installer (hoteling) ; un espace libre destiné à la première personne qui s’y installe dans la journée (hot desking).

Votre choix doit prendre en compte plusieurs éléments. Déménagez-vous dans des locaux plus petits ? Ou avez-vous besoin de plus d’espace pour assurer la croissance de vos équipes ? À quelle fréquence les espaces individuels sont-ils saturés, ou à l’inverse inutilisés ? Vos employés sont-ils assez flexibles pour que des espaces non attribués conviennent plutôt que des postes de travail qui leur sont dédiés ? Les postes individuels actuels peuvent-ils servir pour de nouveaux espaces de réunion ?

4. Réorganiser vos locaux

À ce stade, vous allez réunir vos conclusions des trois étapes précédentes pour agencer vos locaux. Utilisez les informations que vous avez rassemblées pour déterminer l’espace nécessaire dédié aux postes de travail individuels et aux salles de réunion, la taille de ces salles et l’organisation de l’espace à disposition pour répondre à vos besoins.

5. Établir les politiques pour le travail hybride

Ces politiques définissent les mesures pour le travail hybride et sont fondamentales pour connaître l’exploitation de vos locaux. Vous identifiez les variations du nombre de personnes au bureau, sur quelles périodes et dans quelle mesure. Par exemple : tous vos employés doivent-ils être présents au bureau trois jours par semaine ? Si oui, quels jours ? Chaque équipe doit-elle s’organiser pour que tous les membres soient présents un jour spécifique pour travailler ensemble dans les locaux ? Y a-t-il des événements (tels que des réunions pour l’ensemble du personnel de l’entreprise) pour lesquels tout le monde doit être au bureau au même moment ?

6. Équipez vos espaces pour assurer une collaboration hybride efficace

Assurez-vous que chaque poste de travail individuel, qu’il soit attribué ou libre, offre aux employés tous les éléments nécessaires à leur confort et adaptables selon leur mode de travail. Ils doivent disposer d’une station d’accueil, d’un écran et d’une webcam capable de les mettre en valeur lorsqu’ils participent à des réunions virtuelles depuis leur bureau. Pour les espaces non attribués à réserver, élaborez une checklist d’ergonomie qui rappelle aux employés d’ajuster leur environnement afin d’être à l’aise avant de se mettre au travail.

Dans les espaces de réunion, optez pour des solutions audio et de visioconférence permettant à tous les participants d’être bien visibles et entendus. Les critères pour l’efficacité de ces solutions varient selon la taille de la salle. Vous devez donc prendre en compte les caractéristiques de chaque espace et éviter les approches d’achat à long terme rigides. Par exemple, dans un espace individuel, une caméra à champ restreint pourra correctement mettre en valeur une ou deux personnes dans la pièce. Toutefois, une grande salle nécessite une caméra présentant l’ensemble des participants de manière nette, qu’ils soient au premier rang ou au fond de la salle.

L’agencement de vos locaux détermine aujourd’hui l’avenir de votre entreprise. Suivez ces six étapes pour bien organiser vos espaces afin de renforcer l’efficacité de vos équipes, dans l’environnement de travail flexible tel qu’il existe aujourd’hui et tel qu’il évoluera demain.

Zippia, « 30 Essential Hybrid Work Statistics [2023]: Hybrid Work Model, Data, And Productivity », 15 juin 2023.