ハイブリッドワーク用
オフィスのデザイン方法

ハイブリッドワークの広がりは確実です。Zippiaの報告によると、米国企業の74%が永続的にハイブリッドワークモデル1を採用する、または導入を計画しており、問題はフレキシブルな働き方を導入するかどうかではなく、どのようにすれば効率的に実施できるかになっています。
 
ハイブリッドワークの中核はオフィスです。そこは従業員が直接および仮想的に繋がり、共同で作業し、学ぶ場所です。構成と機器の選択により、部屋にいる全員にとってハイブリッド会議を簡単で生産性の高いものにすることができます。また、ビデオ会議に参加する人たちとの連携も、自然に行え、業務を円滑に進めることができるようになります。新規に拠点を開設する場合でも、既存のスペースを再構成する場合でも、オフィスに適切な構成を行うには慎重な計画が必要になります。

ハイブリッドワーク向けに
デザインされたオフィスを
実現するための 6つのステップ

1. 従業員の働き方を理解する

従業員の働き方を理解することが重要です。従業員はその役割や好みに応じて、誰もが少しずつ働き方が異なります。例えば、営業担当者はほとんどの時間、外出しています。製品マーケティング担当者は会議から会議を渡り歩きます。グラフィックデザイナーは勤務時間中は机に向かっています。テクニカルライターは個室で半日を過ごし、残り半分は静かなハドルルームで過ごします。 

 

これらのパターンを理解することは、従業員ごとの予備的な機器要件や、業務全体の傾向を確立するのに役立ちます。例えば、グラフィックスを多用する業務およびエンジニアリング業務向けにより高性能なコンピューターなど、特別な技術要件が必要な従業員は誰ですか？顧客や他の地域の社員が開催するセッションに参加するために、自分のデスクから会議に参加する必要がある従業員は誰ですか？

2. グループ会議スペースの使用方法を検討する

グループ会議スペースは、必ずしもグループでの活動に使用されない場合でも、オフィス内で最も需要の高いスペースです。最初に、会議スペースの使われ方を調べてください。ビデオ会議用に簡単に予約できますか？それとも、静かな仕事場所を求めている個人が使用していますか？次に、使用頻度も考慮します。例えば、大会議室はほとんど空いているのに、小会議室は予約でいっぱいではありませんか？最後に、足りないスペースを考えてみましょう。(リモート勤務者を除き) 集中して仕事するスペースが足りないために、人々は個室で即席の会議をしていませんか？ 

 

このようなことを考慮することで、従業員が最も効率的に働くために必要なスペースの組み合わせを決定することに役立ちます。現在のオフィスは、これまで見落とされてきた集中スペースやその他の気軽な集合エリアが、会議室の重要な構成要素の一部となっていること、また、リモートワークにも対応する必要があることに留意してください。

3. 座席を割り当てる、割り当てないを決定する

一番大きな決定は、従業員間でワークスペースをどのように割り当てるかです。次の3つの基本的な手法があります。固定席：オフィスに出勤するすべての従業員には専用の机が割り当てられます。ホテリング：スペースは割り当てられておらず、従業員は出勤前にアプリケーションで予約を行います。ホットデスク：スペースは割り当てられておらず、従業員は到着時に早いもの勝ちで場所を選びます。 

 

決定する内容は、いくつかの考慮事項に基づきます。より小さなオフィススペースに引っ越しますか？または従業員の増加に対応するために追加のスペースが必要ですか？それぞれのワークスペースが満席になる頻度と、空席のままになる頻度はどれくらいですか？従業員の役割は柔軟で、固定席よりも、ホテリングやホットデスクの方が合理的ですか？現在個人の専用スペースとなっている場所を、追加の会議スペースとして活用できませんか？

4. オフィススペースの再配分

ここでは、最初の3つのステップで学び、決定したすべてをオフィス計画にまとめます。収集した情報を使用して、個々の机に必要なスペース、会議室のスペースとそれぞれの部屋のサイズ、これらのニーズに合わせて現在のスペースを調整する方法を決定します。

5. ハイブリッド ワーク ポリシーを定める

これらのポリシーは柔軟な働き方のパラメーターを定義し、オフィスの従業員数がいつ、どのように変動するかなど、オフィスがどのように使用されるかを理解するための中心となります。例えば、全員が週に3日オフィスに出勤する必要がありますか？その場合はいつですか？各チームはメンバー全員が直接コラボレーションするための日程を調整する必要がありますか？従業員全員が同時に出勤するイベント (全社ミーティングなど) はありますか？

6. 効果的なハイブリッドコラボレーションを可能にするスペースを用意する

個人にワークスペースが割り当てられている、いないにかかわらず、各スペースには従業員が快適で、カスタマイズ可能になるように必要なものがすべて揃っていることを確認します。主な要素として、ドッキングステーションやモニター、そして自席からビデオ通話に参加する際に、ユーザーを最適な状態を映し出す Web カメラが含まれます。ホテリングの机では、エルゴノミックチェックリストを作成し、従業員が仕事に取り掛かる前に、快適なワークスペースに調整するよう促します。

 

会議スペースでは、部屋にいる全員の姿を映しだし、声が聞こえるように、部屋のサイズに適したビデオ会議および音声ソリューションを選択してください。効果的なビデオおよび音声ソリューションの要件は部屋のサイズごとに異なるため、各スペースの特性を考慮し、一括購入を避けることが重要です。例えば、集中スペースでは、カメラ視野角が狭いモデルを選ぶと部屋にいる1、2人がよく映ります。大部屋では、前方に座っていても、後方の隅に座っていても、全員をはっきりと映すことができるカメラが必要です。

会社のビジネスの将来は、あなたが現在デザインしているオフィスにかかっています。これら6つのステップに従うことで、現在および今後進化する柔軟な労働環境で、従業員が効果的に働けるスペースを構築できます。

脚注と免責事項

  1. Zippia, “30 Essential Hybrid Work Statistics [2023]: Hybrid Work Model, Data, And Productivity,” June 15, 2023.

     

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