ビデオ会議対応の
会議室のセットアップ方法
 
 

ビデオ会議対応の
会議室のセットアップ方法
 
 

ビジネスの成功は会議室から始まります。現代の仕事では、従業員は柔軟なスケジュールを好み、多くの顧客やパートナーは、オフィスに出向くのではなく、バーチャルでの打ち合わせを好みます。つまり、コラボレーション、コミュニケーション、商談の成立には、部屋がどれほど没入感のあるビデオ会議を可能にするかにかかっています。
 
これには、部屋のサイズや座っている場所に関係なく、全員をクリアに映しだし、すべての会話が聞こえるソリューションが必要です。また、参加者全員がどこからでも議論に参加し続け、簡単にアイデアを共有するための機能を選択することを意味します。

ビデオ会議を正しく行うために
考慮すべき４つのポイント

1. 会議室のサイズと目的を決定する

これまで見過ごされてきたスペースも含め、すべての会議スペースには、リモートワークの人も会話に参加できるような機器が必要です。現代のオフィスで最も一般的な 4種類の会議室を見てみましょう。

 

集中スペース：集中スペースは、1対1、短時間の意識合わせ、カジュアルな打ち合わせなどの最小の会議用にデザインされており、個人向けの静かなつながりの場所を提供します。集中スペースにビデオを追加することで、大規模会議用の大部屋を節約することもできます。

 

ハドルルームと小会議室： これらの会議室は集中スペースよりも大きいですが、ブレーンストーミング、チーム会議、総括セッション、顧客との通話などにおいて、少人数グループ間の距離を縮めることができます。

 

中規模会議室：これらの会議室では、チーム会議、総括セッション、製品デモ、ホワイトボードを用いたセッション、顧客への対面説明など、セッションに参加できる従業員の数が増えます。

 

大規模会議室： 一番大きな会議室は、ホワイトボードを用いたセッション、ブレーンストーミング、全従業員会議、トレーニングセッション、影響力の大きい顧客との電話など、最も多くの人が集まるように設計されています。

 

さらにビデオ用のスペースがあるならば、スタンディング ワーク エリアが良いでしょう。毎日行う短時間のスタンドアップミーティングはアジャイルプロセスの重要な要素であり、これらのセッションには、その日にリモート勤務しているチームメンバーが参加することが重要です。スタンディング ワーク エリアにビデオ通話機能を追加することで、音声のみの会話よりも生産性のある体験が生まれます。

2. 好ましいビデオ会議パートナーを特定する

Microsoft Teams、Zoom、Google Meetなどの単一の統合コミュニケーションプラットフォームを使っている場合は、そのソフトウェア向けに認定されたソリューションを検討することから始めるのが合理的です。さらに、パートナーや顧客が使用している可能性のあるその他のプラットフォームにスムーズに対応できるソリューションを見つけることも重要です。当然、会社が社内で複数のプラットフォームを使用している場合には、すべてのプラットフォームで簡単に動作する柔軟性を備えたビデオ会議装置を見つけることが必要になります。

3. BYOD ソリューションか、オールインワンのビデオ会議デバイスのどちらかを選択します。

個人デバイスの持ち込み (BYOD) ソリューションを使用すると、あらゆる会議プラットフォームに簡単に接続できます。発表者はノートPCを持参し、USBケーブルでビデオバーに接続して、すぐに会議を開始できます。このソリューションはPCがないと使えませんが、手ごろな価格でありながら、発表者の操作性を高め、高品質な映像と音声を提供することで、コラボレーションを成功に導きます。

 

オールインワンデバイスは、高品質の映像と音声を本体ソフトウェアと統合することで、PCがなくても使用できます。デバイスが Microsoft Teams、Google Meet、またはZoomの認定を取得していれば、そのプラットフォームで簡単に機能します。これらのソリューションはBYODよりも高額の先行投資が必要ですが、会議を成功させるために必要なすべてが含まれているため、より直感的に使用できます。

4. スマートテクノロジー機能とは

すべての会議スペースで、通話している双方が最高の会議体験を実現したいものです。インテリジェントな機能により、次の機能を使用して、シンプルになります。 

 

話者の自動フレーミングと追跡：カメラは自動的に話者にズームインし、部屋の中を動き回っていても追尾するので、全員が議論に集中できるようにします。

 

グループフレーミング：参加者全員をクリアに映し出すためにカメラが自動的にパンとフレーミングを行うので、人の出入りがあっても問題ありません。

 

部屋の騒音をブロック：部屋にいる人数が増えるほど、タイピング、紙のこすれる音、雑談、その他の騒音が増えます。NoiseBlockAI技術により、邪魔な騒音を防ぎます。

 

外部騒音の遮断：オフィスの騒音、廊下での会話、その他の騒音が会議室まで聞こえることがあります。スマートテクノロジーで、会議の議論に影響する騒音を防ぎます。

会議室用のビデオ会議ソリューションを選択することで、簡単にコラボレーションの質を向上させ、より生産的な会議を行うことが可能になります。これら 4つの事項を考慮することで、スペース、従業員、ビジネスに最適なソリューションを特定することができます。 
 
コラボレーションを成功させるための会議スペースのセットアップに役立つ資料をご覧ください。

脚注と免責事項

  1. 製品画像は説明のみを目的としており、製品の入手の可能性や色は国・地域によって異なる場合があります。