ビジネス向けビデオ会議：
知っておくべきこと
 

ビジネス向けビデオ会議：
知っておくべきこと
 

現在、企業はリモートワークおよびハイブリッドワークで成り立っています。在宅勤務調査プロジェクトで2023年7月に実施した最新の「働き方と意識に関する調査」では、正社員の12％がフルリモートで、さらに29.3％がハイブリッドな働き方をしていると報告しています。1WFH Research, “SWAA July 2023 Updates,” July 5, 2023; Barrero, Jose Maria, Nicholas Bloom, and Steven J. Davis, 2021. “Why working from home will stick,” National Bureau of Economic Research Working Paper 28731.* . 合計すると、従業員の40%が、定期的に出社せずに働いていることになります。
 
多くの従業員はこれらの柔軟な勤務形態を好んでおり、中小企業がこれらを提供できるということは、より手厚い福利厚生を備えた大企業との人材争奪競争に有利に働きます。
 
しかし、フレキシブル ワーク プログラムが成功するかどうかは、オフィスがそれをサポートするように最適化されているかどうかにかかっています。これは会議室から始まります。ビデオ会議をセットアップすることで、全員が見え、聞こえ、完全に参加できるようになります。これができないと、生産的なコラボレーションの妨げになる可能性があります。

ビデオ会議を最大限に活用するための 5つの重要なステップ

1. 自分のスペースを把握する。すべてに適合する万能サイズはありません

あなたは自社の事業と従業員について誰よりも詳しく知っています。従業員が通常どのようにコラボレーションしているかを考えると、生産的な会議に必要なものについての洞察が得られます。ビデオ会議の頻度は？通話はグループ、または個人で行いますか？ビデオ通話が難しかった、あるいはより円滑に進めるために必要なものについての意見は上がってきましたか？

 

次に、現在の会議スペースを評価します。従業員のビデオ会議のニーズを満たすスペースはありますか？集中スペースやスタンディング ワーク エリアを増やしたり、大部屋の数を減らしたり、ブースやパーティションを導入したりするなど、スペースの組み合わせを変更する必要がありますか？フレキシブル ワーク スペースの要件には適合しているが、ビデオ会議機能が備わっていない既存の部屋はありますか？

 

従業員固有のニーズと会議室の状況を理解することは、最適なビデオ会議ソリューションを決定するための基礎であり、後のステップで使用する重要な情報を提供します。

2. ビデオ会議プラットフォームを特定する

企業には、Zoom、Microsoft Teams、Google Meetなど、好ましいビデオコミュニケーションプラットフォームがすでに存在している可能性があります。これはビデオ会議ソリューションを特定する際の出発点となります。始めに、使用しているプラットフォームで動作することが認定されている製品を検討します。設計上、これらのソリューションはプラットフォームと連携して、円滑で信頼できるコミュニケーションを簡素化し、会議の生産性を高めてくれます。また、これらのプラットフォームごとに幅広い認定ソリューションが利用できるため、会議スペースに合った装置を見つけることができます。

3. 優れた会議体験を提供する

アクセサリーやテクノロジー機能は、ビデオ会議のセットアップを強化し、会議参加者全員のビデオ会議体験を向上させます。例えば、部屋の中にタッチコントローラーを追加すると、会議を直感的に開始できるようになるため、ユーザーが会話を開始することに手間取るといった、よくある無駄な時間を排除できます。

 

スペースとサイズに応じて、拡張マイクなどの音声デバイスを追加することで、部屋のどこに座っていても、どこで聞いていても、明瞭な音声を確保できます。

 

この他にも、ビデオ会議ソリューションに搭載されている技術的な機能にも注目してください。この機能により、出入りする人や部屋の中を移動する人を手動で追跡したり、フレーミングを調整したりする必要がなくなり、すべての会議中に全員が同じ存在感を示すことが容易になります。

4. 導入の簡素化

業務上のニーズに合ったビデオ会議ソリューションを選択し、導入するだけでは不十分です。投資価値を最大化するには、従業員が快適にそれらを使用できる必要があります。

 

直感的で使いやすいソリューションを選択し、設置したら、どのように機能するかを説明するデモを行います。短いセッションを録画し、従業員がビデオ通話をすぐに利用できるようにして、必要なときに使い方を参照できるようにするのも良いアイデアです。

 

それぞれのビデオ通話対応スペースに「使い方の説明書」を用意します。その部屋の装置に合わせて作った簡単な説明書により、従業員は会議を簡単に開始し、実行できるようになります。

5. 問い合わせのタイミング

ビデオ会議環境の整備は大きな投資のため、正しく行いたいものです。何が利用できるかを理解するために、先行して調査することは重要です。しかし、スペースに最適なソリューションを選択し、セットアップする際には、ベンダーや販売代理店に連絡することで、時間を節約し、手間を減らすことができます。

 

興味のある製品を取り扱っている代理店に、いつでも連絡してください。ビデオ会議ソリューションは販売代理店の取り扱い製品であり、彼らには、あらゆる規模のスペースで最高の会議体験を実現するために、どのような機器が必要かを正確に理解するための経験と専門知識があります。プロセス全体を通して質問に答え、導入ソリューションを最大限に活用するための洞察を提供します。機器の導入、採用、最適化を通してお客様をサポートするサービスを提供している場合もあります。

 

ベンダーや販売代理店に問い合わせるもうひとつの利点は、割引や置き換えプログラムなど、自分では知ることのできないコスト削減のチャンスを教えてもらえることです。

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脚注と免責事項

  1. 製品画像は説明のみを目的としており、製品の入手の可能性や色は国・地域によって異なる場合があります。