5 Razones por las que un escáner te ayuda a digitalizar tu negocio

El escáner es una herramienta vital en cualquier negocio, ya que es una conexión entre los documentos físicos y aquellos digitales, lo que posibilita el acceso, consulta y conservación de toda clase de archivos valiosos para tu empresa. Si bien hoy en día la mayoría de los establecimientos se decanta por una impresora multifuncional al integrar todas las funciones necesarias, tener un escáner puede traer diversos beneficios a la gestión y a la productividad, pero sobre todo, a la digitalización de un negocio.

A continuación te mostramos los escenarios que hacen del escáner una herramienta indispensable, tanto en tareas de oficina como en otros sectores empresariales.

Razones para contar con un escáner en tu negocio

Resolución de documentos legales

El contrato de un nuevo empleado, los documentos de inscripción de un alumno, la autorización de un paciente para una operación delicada; existe una infinidad de documentos que se requieren en el día a día para obtener permisos, autenticar la identidad e información de una persona y llevar procesos importantes. En estos casos (especialmente cuando los procesos en cuestión se llevan a cabo de manera remota) es importante que la resolución de una versión digital no sólo sea legible, sino que también capture con la mayor fidelidad posible firmas, sellos, códigos y demás signos que demuestran la validez de un documento.

Flujo de trabajo ágil y efectivo

Anteriormente mencionamos la popularidad de las impresoras multifuncionales. Pero ¿qué pasa cuando necesitas imprimir y escanear al mismo tiempo, incluso quizás durante un tiempo prolongado? Contar con un escáner dedicado exclusivamente a la digitalización de documentos te permite que ambas tareas se ejecuten al mismo tiempo sin forzar el rendimiento de una máquina y sin interrumpir el flujo de trabajo. Encima, por lo general un escáner está pensado en ofrecerte herramientas y opciones para que el proceso de digitalización sea fácil y puedas realizar todas las tareas que necesitas con los archivos en cuestión.

En HP encontrarás escáneres diseñados para soportar una alta carga de trabajo, por ejemplo, el Escáner HP ScanJet Pro N4000 snw1 tiene un uso recomendado de 4000 páginas por día. Si te preocupa el espacio que pueda requerir un dispositivo más, puedes estar tranquilo, pues la mayoría de nuestros escáneres tienen un diseño portátil y ligero.

Escáner HP ScanJet Pro N4000 snw1Escáner HP ScanJet Pro N4000 snw1

Seguridad y respaldo

Tratar con documentos sensibles también significa que estás trabajando con información que puede ser susceptible a robo, extravío o incluso a la pérdida en caso de incendio, inundación o algún otro desastre natural. Digitalizar documentos esenciales para tu trabajo y la administración de tu negocio es una buena práctica ya que no sólo crearás un respaldo al que puedes acceder fácilmente; adicional a esto, puedes configurar candados y medidas de seguridad a fin de proteger tu información.

Por si fuera poco, los escáneres de HP cuentan con diversos softwares como HP Scan, que te permite enviar tus archivos directamente a la nube, de manera que incluso si pierdes el acceso a tu computadora, podrás tener a la mano la información que necesitas.

Escáner HP Scanjet Pro 3000 s4Escáner HP Scanjet Pro 3000 s4

Conservación de documentos

Relacionado con el punto anterior, considera la importancia de digitalizar tanto los documentos que requieres para tu trabajo diario como aquellos archivos más antiguos o “históricos” que podrían requerirse para una auditoría, una consulta inesperada o incluso algún estudio importante. Conservar respaldos digitales no sólo permite reducir el espacio en la oficina necesario para guardar los archivos físicos, asimismo puede ser una oportunidad para organizarlos de una manera práctica y eficiente sin sacrificar esos documentos valiosos que nunca sabes cuándo podrás llegar a necesitar.

Incluso si tienes un gran volumen de archivos por delante, el Escáner HP Scanjet Pro 3000 s4 cuenta con un alimentador de hojas y perfiles de escaneo que simplificarán el proceso con tan sólo un clic. Además, varias de nuestras máquinas te dan acceso a Cardiris™, Readiris™ OCR y Nuance® PaperPort® de manera que podrás gestionar, editar, buscar y almacenar tus documentos de manera fácil y eficiente.

Si no estás familiarizado con el proceso de escaneo, en nuestro artículo de Tech Takes Cómo usar un escáner encontrarás consejos útiles e información sobre sus funciones.

Comunicación remota, ágil y práctica

Ya sea que tengas que trabajar sobre un documento desde dos localidades diferentes, que tengas un equipo de trabajo remoto (incluso híbrido) o simplemente que realices trámites que requieran de documentos fáciles de editar, digitalizar un documento te permite compartir información entre equipos sin necesidad de hacer copias para mandar por correo o fax; pero también puedes convertirlo a PDF, texto editable y más opciones que te permiten trabajar con el documento una vez escaneado.

Por otro lado, mantener al día a tus equipos remotos en cuanto a información o procesos necesarios mejora la comunicación con ellos, por lo que escanear y enviar estos archivos permite que tanto el flujo de trabajo como la socialización de información se lleve a cabo de una manera rápida y equitativa.

En resumen

Un escáner te permite tener un respaldo de tus documentos en físico, lo cuál añade una amplia variedad de usos y aplicaciones para esos archivos: desde editarlos y enviarlos a equipos remotos hasta encriptarlos o añadirles candados de seguridad, con la tranquilidad de almacenarlos en una nube a la que puedas acceder fácilmente.

Si ya conoces las impresoras y computadoras HP, sabrás que cuentas con soluciones que hacen más sencillo y ágil tu flujo de trabajo, así que adquirir un escáner complementará tu experiencia con las diversas ventajas que podemos ofrecerte. 

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