如何設計混合式辦公空間

毫無疑問，混合式辦公模式將繼續存在。根據 Zippia 報告，74% 的美國公司正在使用或計劃實施永久性混合式辦公模式¹，問題已從「是否採用靈活辦公模式」轉變成「如何有效地採用靈活辦公模式」。

混合式辦公的核心是辦公室。無論是實際面對面還是透過虛擬方式，辦公室都是員工聯絡、協作和學習的場所。您的配置和設備選擇若能確保會議室中的每個人和透過視訊會議加入的人員完全參與並自然地共同作業，可以讓混合會議變得既輕鬆又高效，保持業務順利執行。無論是新設辦公室還是重新配置現有空間，為您的辦公室尋找合適的設置皆需仔細規劃。

以下是打造混合式辦公空間的六個步驟

1. 瞭解員工的工作方式

瞭解員工的工作方式十分必要。由於每個人的職務和偏好不同，他們的工作方式也略有不同。例如，業務人員可能大部分時間都在路上度過，產品行銷人員可能匆匆忙忙地從一個會議趕往另一個會議，平面設計師在週間工作日可能完全未離開辦公桌，技術寫作人員可能半天時間都在小隔間度過，而另一半時間則待在安靜的隱密小型會議室裡。

瞭解這些模式也將協助您建立一些初步的設備需求，滿足個別員工或跨工作職務趨勢的需求。例如：哪些員工有特殊的技術要求，例如提供功能更強的電腦給圖形密集和工程設計職務？哪些員工需要透過辦公桌參加會議，才能加入由其他地區的客戶或同事舉行的會議？

2. 檢視群組會議空間的使用情況

團體會議空間可能是您辦公室中最需要的空間 - 即使並非總是用於團體活動。首先，查看會議空間的使用情況。這些空間是否可以輕鬆預留，以供視訊會議，或者是否被需要安靜工作場所的人員佔用？接下來，考慮這些空間的使用頻率。例如，您的小型會議室是否超額預訂，而大型會議室卻大部分時間都無人問津？最後，想想您可能欠缺的空間。員工是否因為沒有足夠的焦點空間而在自己的小隔間（不包括遠端同事）舉行臨時會議？

這些考慮因素將協助您確定能使員工發揮最大效率所需的空間組合。請記住，在現代辦公室中，過去可能被忽視的焦點空間和其他休閒聚會區域已成為會議室組合的重要組成部分，並且需要容納遠端工作人員。

3. 決定是否分派座位

如何在員工之間分配工作空間，是其中的一個基本決策。三種基本方法是：全部分派，每一個進入辦公室的員工都有一張專用辦公桌；飯店式辦公，未分派空間，員工透過申請預訂，然後使用；以及辦公桌輪用，未分派空間，員工到達時，依先到先得的原則選擇座位。

您的決策取決於多個考慮因素。您是否要搬進較小的辦公空間，或是需要額外的空間支援不斷增長的工作團隊？個人工作空間超額申請與空置無人的頻率如何？員工職務的靈活度是否足以使飯店式辦公或辦公桌輪用比分派座位更可行？目前個人專用的空間能否更充分地用於額外的會議空間？

4. 重新分配辦公室空間

您在前三個步驟中瞭解和決定的所有內容都需要彙整到辦公室規劃中。利用所收集的資訊確定需要多少空間給個人辦公桌、多少空間給會議室、這些會議室應該多大，以及如何調整現有的空間以符合這些需求。

5. 制定混合式工作原則

這些原則定義了靈活工作的參數，對於瞭解辦公室的使用情況非常重要，包括辦公室裡員工人數波動的時間和情況。例如：每個人是否都需要一週待在辦公室三天？如果是，哪幾天？每個團隊是否都應該協調一天讓所有成員進行面對面協作？是否有任何活動（例如全公司會議）期間所有員工都會同時在辦公室？

6. 配備空間以實現高效的混合式協作

對於個人工作空間，無論分派與否，請確保每一個空間都功能齊全，能夠為員工提供舒適且可自訂的辦公體驗。關鍵元件包括擴充座、顯示器，以及需要透過辦公桌加入視訊通話時，能夠以最佳狀態示人的網路攝影機。對於飯店式辦公模式，請建立一份人體工學核查清單，提醒員工在工作日開始前先調整工作空間，讓自己感到舒適。

在會議空間中，選擇大小合適的視訊會議和音訊解決方案，使會議室中每個人的影像聲音都清晰可見可聞。高效的視訊和音訊解決方案需求因會議室大小而異，因此重點在於考慮每一個空間的特性，避免總括性採購方式。例如，在焦點空間中，焦距窄的攝影機將完美地顯示會議室中的一兩個人，但大會議室則需要能夠清楚地顯示每一個人的攝影機，無論是坐在前面還是坐在後面角落裡的人。

企業的未來有賴於現在設計的辦公室。遵循此六個步驟可協助您打造空間，使員工能夠在現今靈活工作環境中高效工作，並隨其發展不斷進步。

Zippia，「30 個混合式辦公的重要統計資料 [2023]：混合辦公模式、資料與效率」(30 Essential Hybrid Work Statistics [2023]: Hybrid Work Model, Data, And Productivity)，2023 年 6 月 15 日。

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