打造高效視訊會議室的致勝攻略

商業成功，始於您的會議室。在現代工作型態中，員工偏好彈性的工作時程，許多客戶與合作夥伴也選擇透過虛擬方式會面，而非親自前往辦公室。這意味著，協作、溝通與成交的能力，取決於您的會議室能否實現具包容性的視訊會議體驗。

確保每位與會者無論身在何處，都能清晰被看見、聽見，無論會議室大小或座位位置為何。這也意味著必須選擇能讓每個人都全心投入討論、充分參與並輕鬆分享想法的功能，無論他們身在何處。

掌握四大關鍵，打造完美的視訊協作環境。

1. 確定會議室的大小與用途

所有會議空間都需要完善配備，以便遠端人員能加入對話——包括某些過去常被忽略的空間。讓我們來看看現代辦公室中最常見的四種會議室類型。

專注工作區。 專為 1 對 1 會談、快速交流與臨時討論等極小型會議設計，提供私密安靜的連線場所。為專注工作區增設視訊功能，也有助於將大型空間保留給更大型的會議使用。

小型討論室與小型會議室。 這類空間比專注工作區寬敞，卻能維持小組的高凝聚力，是腦力激盪、團隊會議、專案回顧及客戶連線的最佳場所。

中型會議室 這類會議室能擴大參與人數，適用於團隊會議、專案回顧、產品展示、白板討論及面對面的客戶簡報。

大型會議室。這類最大的會議室旨在凝聚最多人，進行白板討論與腦力激盪、全體員工大會、教育訓練及高影響力的客戶通話。

若您有「站立會議區」，這也是另一個值得導入視訊功能的空間。每日簡短的站立會議是敏捷流程的關鍵要素，重要的是讓當天不在辦公室工作的團隊成員也能參與這些討論。為您的站立會議區增設視訊功能，能讓溝通效率遠勝於純語音通話。

2. 確立您的視訊會議合作夥伴

如果您的企業已選擇單一整合通訊平台，例如 Microsoft Teams、Zoom 或 Google Meet，那麼優先考慮經該軟體認證的解決方案是合理的起點。但也必須找到能順利相容於合作夥伴與客戶可能使用的其他平台之解決方案。當然，若您的企業內部同時使用多個平台，則必須找到能靈活且輕鬆在所有平台間運作的視訊會議設備。

3. 在自帶設備 (BYOD) 解決方案與一體式視訊會議裝置間做選擇

自帶設備 (BYOD) 解決方案讓您能輕鬆連接至任何會議平台。簡報者只需攜帶筆電，透過 USB 線連接至視訊會議系統，即可立即開始會議。這類解決方案需連接電腦才能運作，但它們結合了經濟實惠、增強的簡報者控制權以及專業級影音效能，是實現成功協作的利器。

一體機 (All-in-one) 裝置將高品質影音與編解碼軟體整合在一起，無需連接電腦即可使用。若它們獲得 Microsoft Teams、Google Meet 或 Zoom 認證，您便可確信它們能與該平台無縫運作。這些解決方案的前期投資比 BYOD 高，但由於內含成功會議所需的一切功能，一鍵入會，即刻開始。

4. 尋找智慧技術功能

您希望在所有會議空間中，為通話雙方創造最佳的會議體驗。智慧技術透過以下功能讓這一切變得簡單：

自動發言者取景與追蹤。攝影機能自動對焦並放大發言者畫面，隨著其在房內移動進行追蹤，讓每個人都能專注於討論。

群組取景。攝影機能自動平移與取景，確保房內每個人都能被清晰看見，即使有人進出會議室也能自動調整。

阻隔房內噪音。房內人數越多，出現鍵盤打字聲、翻動文件聲、私下交談聲與其他噪音的機率就越高。噪音阻隔技術能有效防止這些聲音成為干擾。

阻隔外部噪音。辦公室的喧囂、走廊上的談話與其他噪音可能會滲入您的會議空間。智慧技術能防止它們影響會議討論。

為您的會議室選擇合適的視訊會議解決方案，能輕鬆提升協作品質並創造更高效的會議。納入這四點考量，能協助您找出最適合您的空間、人員與業務的最佳解決方案。