企業視訊會議：須知
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企業視訊會議：須知事項

如今，公司均採用遠端和混合辦公方式。在 2023 年 7 月更新的《工作安排與態度調查》(Survey of Working Arrangements and Attitudes) 中，Working From Home Research Project 報告顯示，12% 的全職員工完全遠距辦公，另有 29.3% 的員工採用混合辦公安排1WFH Research，《SWAA 2023 年 7 月更新》(SWAA July 2023 Updates)，2023 年 7 月 5 日；Barrero、Jose Maria、Nicholas Bloom 暨 Steven J. Davis，2021 年。《為什麼居家辦公會持續下去》(Why working from home will stick)，國家經濟研究局工作文件 28731 (National Bureau of Economic Research Working Paper 28731)。* . 總而言之，有 40% 的員工經常在辦公室以外工作。
 
許多員工喜歡這些靈活的工作安排，提供此工作安排的能力有助於小型企業與福利更優渥的大公司競爭人才。
 
但靈活工作計畫的成功取決於最佳化辦公室以提供支援。這一切始於會議室，視訊會議設置可以輕而易舉地讓每個人的聲音影像可見可聞，還可全程參與，但也可能成為高效協作的障礙。

以下是配備會議空間以充分利用每次視訊會議的五個關鍵步驟：

1. 瞭解您的空間，因為沒有一體適用的方案

您比任何人都瞭解自己的企業和員工，思考員工通常如何協作有助於深入瞭解他們實現高效會議所需的一切。員工多久進行一次視訊通話？是群組通話還是個人通話？是否向您反應過關於視訊通話困難或執行較順暢的狀況？

 

接下來，評估目前的會議空間。是否有空間符合員工的視訊會議需求？是否應該改變空間組合，例如打造更多的焦點區和站立區、減少較大型會議室的數量，或者引進隔間或隔板？目前是否有符合靈活辦公空間要求但缺乏視訊會議功能的會議室？

 

瞭解員工的獨特需求和會議室的狀態，可以為您奠定決策基礎，以決定最佳的視訊解決方案以及後續步驟中使用的關鍵資訊。

2. 確定視訊軟體合作夥伴

您的企業很可能已有偏好的視訊通訊平台合作夥伴，例如 Zoom、Microsoft Teams 或 Google Meet。這為您尋找視訊會議解決方案提供了一個起點；首先查看經過認證可與您的平台搭配使用的產品。從設計上來看，這些解決方案可與您的平台搭配使用，有助於簡化流暢、可靠的通訊，並提高會議效率。透過各種適用於不同平台的認證解決方案，您將能夠為每個會議空間找到合適設備。

3. 創造更好的會議體驗

配件和技術功能可以增強視訊會議設置並提升會議中每個人的體驗。例如，在會議室中新增觸控式控制器，即可讓會議室以直覺方式開始會議，消除因使用者難以開始通話而浪費時間的常見問題。

 

根據空間及其大小，無論人坐在會議室中的哪個位置或從哪個位置聆聽，擴充麥克風等附加音訊配件都可以確保聲音清晰傳達。

 

此外，還要著重於視訊會議解決方案中內建的技術功能，有助於讓每個人在每次會議期間都能更容易地有同等機會出現在畫面上，在人員出席或在會議室裡走動時，無需手動追蹤和取景。

4. 簡化採用

只選擇和部署適合企業需求的視訊會議解決方案並不足夠。為了充分發揮投資的價值，員工必須能夠自如地使用視訊會議解決方案。

 

選擇並安裝直覺易用的解決方案後，還需要建立操作方式示範。最好錄製一些簡短的影片，將這些影片提供給員工，方便他們在需要時可隨時查閱。

 

此外，請為每一個支援視訊功能的空間建立「備忘錄」。這些針對該會議室設備的快速使用指南將使員工能夠輕鬆開始和召開會議。

5. 知道何時尋求協助

視訊會議是一項巨額投資，您也希望投資得當。事前進行研究很重要，這樣才能瞭解可以使用哪些設備，但是需要為空間選擇和設置最佳解決方案時，聯絡供應商或經銷商可以節省時間和減少因不順利帶來的挫折感。

 

別害怕聯絡感興趣的產品廠商。視訊會議是他們的業務，他們擁有豐富經驗和專業知識，可以確切瞭解在各種規模空間中享有最佳會議體驗所需的設備。他們將在整個過程中回答您的問題，為您提供充分利用部署的洞察，並可能提供服務以在設備部署、採用和最佳化方面為您提供支援。

 

與供應商或經銷商合作的另一個優勢是，他們可以讓您瞭解可能自己無法獲悉的折扣、補助、舊換新方案及其他節省成本的機會。

詳細瞭解如何為您的員工和企業打造最佳視訊會議體驗。

註腳和免責聲明

  1. 產品供應情況可能因國家/地區而有所不同。